ERP Nedir ?

ERP’NİN ABC’Sİ
Aberdeen Research

ERP’nin günümüzdeki tanımı nedir? Bugün artık ERP konuşulurken sadece planlama fonksiyonundan bahsedilmiyor. ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan veriyor.

ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir:

ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler.
ERP uygulamaları modüler yapıdadır.
ERP uygulamaları entegredir.
ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.
Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

ERP hakkında kafalarda soru işareti oluşturan bazı konulara yanıt aramak gerekirse karşılaşacağımız sorular ve yanıtları şunlar olacaktır:

1.“İş süreci” kavramı şirketin bir bölümü veya özel bir fonksiyonu mudur?
İş süreçleri, kurum içerisinde birden fazla fonksiyona dokunur. Bu nedenle fonksiyonlar ve bölümler üzeridir. Örneğin bir şirkette muhasebe bölümü olabilir ya da satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu bölümler işlerini süreçler aracılığıyla yapar ama süreçler bölüm veya fonksiyon değildir. Örneğin satış süreci, müşteriyi edinmekle başlayan ve ürün veya hizmetin karşılığını müşteriden tahsil edene dek süren bir dizi aşamayı içerir.. Bu nedenle süreçler çok daha geniş bir yapıya sahiptir.

2.Modüler bir ERP uygulaması, standart uygulamalardan nasıl farklılaşır?
ERP uygulamasının güzel yanı, içerisindeki tüm fonksiyonların entegre bir yapıda çalışmasıdır. Bu özelliğe sahip olmayan bir çözüm, iş süreçlerinin bütününü kapsayamaz. Modüler yapının önemi, ERP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar.

3.Kullandığım uygulamalar zaten entegre. Neden ERP düşüneyim?
Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve aslında bu zor bir süreçtir. Ayrıca bir araya gelmiş birçok uygulama tek bir uygulamanın sağladığı özellikleri sağlayamayabilir. Yani 2+2 her zaman 4 etmeyebilir.

Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak aman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır.

Entegre bir ERP paketinde gerekli veriler bir kere girildikten sonra ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir. Uygulamayı kullanan tüm süreçler ve çalışanlar, karar verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı biçimde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur.

4.Neden ERP uygulaması, kurumun sınırlarını aşmak zorunda?
Günümüzde kurumların işleri zaten kendi sınırlarını aşıyor, dahili uygulamalar harici uygulamalarla bütünleşiyor. Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve etkin biçimde sürdürmek orunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor.

5.Kurumun bütününü adresleyen bir ERP çözümüne sahip olmanın avantajları nelerdir?
Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur.
Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.
Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün.
Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.

KOBİ’lerin Başlıca Sorunları
Dünyada birçok KOBİ, 1990’lı yıllardaki ERP fırtınasına yakalanmış ve bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBi ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır.

ERP’yi yeniden değerlendirmek için doğru zaman mı?
Günümüzde KOBİ’ler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Ayrıca KOBİ’lerin finansman eksiliği de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern KOBİ’leri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki müşterileri korumak çabası içerisindedir. Her geçen gün farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet, KOBİ’lerin bir diğer önemli sıkıntısıdır. Bu sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalara bir göz atalım:

Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman yetersizliği
Kurumsal vizyonu ve hedefleri belirlemedeki sıkıntı
Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik
Çalışanların daha verimli kılınması için gerekli olan ölçütlerin eksikliği
Kurumsal amaçları gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği
Müşteri taleplerini planlamada yetersizlik

Kurumsal stratejilerin belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi yolu, kurum içerisinde portal yapıları üzerinden çalışanlar ile etkileşimin sağlanmasıdır. Amaçlara yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan kaynağı ile etkin iletişim, e-işe alma sistemleri önemli avantajlar sağlayacaktır diğer yandan müşteri taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama sistemleri süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir.

Sonuç olarak...
Günümüzde KOBİ’ler, teknolojiyi, stratejilerini hayata geçiren bir araç olarak konumlandırmaktadır. Gelişmiş analiz araçları, karar destek sistemleri, raporlama araçları ve süreçlere özel uygulamaların özellikleri geliştikçe, bu hedef daha kolay gerçekleşmektedir. ERP çözümleri, bu çabanın en önemli destekçisidir.

KOBİ’lerin farklı iş yapma biçimleri ve kendilerine özgü dinamiklerinin çeşitliliği hala son derece fazladır. Buna karşın operasyonel maliyetlerin düşürülmesi ve yatırımların daha etkin gerçekleştirilmesi sayesinde KOBİ2ler iş amaçlarına daha etkin biçimde ulaşacaktır. Bunun yolu ERP’den geçmektedir. Bu bağlamda KOBİ2ler şu 3 noktaya dikkat etmelidir:

İş amaçlarının ve gerekliliklerin bugünün şartlarına göre belirlenmesi
Potansiyel çözümlerin, üreticilerin ve katma değerli satıcıların değerlendirilmesi
Planların bugün için değil gelecek için yapılması

A Case Study - G4S Turkey : Global Security Services Solution for Microsoft Dynamics NAV by Pargesoft

G4S Turkey Saves up to 30 Person Days a Month with Business Management Tool

“Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

Bora Tür, IT Director, G4S Turkey

Business Needs
G4S Turkey is a leading provider of security services to banks and businesses in Turkey with three principal lines of business—manned guarding, cash in transit, and monitoring automated security alarms. However, despite its excellent reputation for service delivery, business processes were largely manual, with timesheets and invoicing managed in spreadsheet software and locally acquired payroll and finance solutions. The company needed:

- A fully integrated business management system, including functions for contracts, billing, timesheet management, payroll, and finance modules.


- Automated processes for auditing and month-end reporting to satisfy service level agreement (SLA) pricing matrices at a lower cost and to provide better business intelligence to managers.


- More accurate and timely billing for customers to avoid disputes and improve client service and customer management relationships in a highly competitive industry.

Solution
Having considered solutions offered by SAP and Ramco Software, the company worked with Microsoft Partner Pargesoft due to its advocacy and experience of Microsoft Dynamics NAV business management software. Kaan Altunterim, Managing Director, Pargesoft, says: “We have experience in Microsoft Dynamics NAV going back to 2002, and offered enhanced business value to G4S, with  Add-ons that resulted in a robust solution and considerable cost savings. As a result, G4S is extending the solution to its entire global operation.”

- Timesheet application for projects that Pargesoft has fully integrated with payroll and finance at G4S Turkey.

- Rules-based automated billing solution aligned to SLAs with customers and SLA pricing matrices.

- Improvement of operational auditing and tracking through the timesheet entries solution.

Benefits
Bora Tür, IT Director, G4S Turkey, says: “Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

- Microsoft Dynamics NAV is helping the cash in transit division to move towards a paperless office.

- By eliminating bottlenecks in the timesheet and invoice process, the solution has improved productivity and resulted in better client service through timely and accurate billing.

- Managers in the manned guarding division no longer use paper-driven processes for timesheet management and now have more time to spend improving customer services.

- Microsoft Dynamics NAV has been chosen as the principal enterprise resource planning option for the other 100 countries where the parent company operates.

Fast Facts

Customer                          : G4S Turkey
Web Site                           : www.g4s.com/tur/tr
Number of Employees       : 5,000
Country or Region             : Turkey
Industry                             : Professional services—Security services


Partner                              : Pargesoft
Web site                            : www.pargesoft.com


Customer Profile
G4S Turkey is a leading provider of security services for businesses and banks specialising in manned guarding, cash in transit, and automated security alarm monitoring.


Software and Services
• Microsoft Dynamics
     Microsoft Dynamics NAV

All rights reserved. This case study is for informational purposes only.
MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published September 2009

A Case Study - G4S Turkey : Global Security Services Solution for Microsoft Dynamics NAV by Pargesoft

G4S Turkey Saves up to 30 Person Days a Month with Business Management Tool

“Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

Bora Tür, IT Director, G4S Turkey

Business Needs
G4S Turkey is a leading provider of security services to banks and businesses in Turkey with three principal lines of business—manned guarding, cash in transit, and monitoring automated security alarms. However, despite its excellent reputation for service delivery, business processes were largely manual, with timesheets and invoicing managed in spreadsheet software and locally acquired payroll and finance solutions. The company needed:

- A fully integrated business management system, including functions for contracts, billing, timesheet management, payroll, and finance modules.


- Automated processes for auditing and month-end reporting to satisfy service level agreement (SLA) pricing matrices at a lower cost and to provide better business intelligence to managers.


- More accurate and timely billing for customers to avoid disputes and improve client service and customer management relationships in a highly competitive industry.

Solution
Having considered solutions offered by SAP and Ramco Software, the company worked with Microsoft Partner Pargesoft due to its advocacy and experience of Microsoft Dynamics NAV business management software. Kaan Altunterim, Managing Director, Pargesoft, says: “We have experience in Microsoft Dynamics NAV going back to 2002, and offered enhanced business value to G4S, with  Add-ons that resulted in a robust solution and considerable cost savings. As a result, G4S is extending the solution to its entire global operation.”

- Timesheet application for projects that Pargesoft has fully integrated with payroll and finance at G4S Turkey.

- Rules-based automated billing solution aligned to SLAs with customers and SLA pricing matrices.

- Improvement of operational auditing and tracking through the timesheet entries solution.

Benefits
Bora Tür, IT Director, G4S Turkey, says: “Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

- Microsoft Dynamics NAV is helping the cash in transit division to move towards a paperless office.

- By eliminating bottlenecks in the timesheet and invoice process, the solution has improved productivity and resulted in better client service through timely and accurate billing.

- Managers in the manned guarding division no longer use paper-driven processes for timesheet management and now have more time to spend improving customer services.

- Microsoft Dynamics NAV has been chosen as the principal enterprise resource planning option for the other 100 countries where the parent company operates.

Fast Facts

Customer                          : G4S Turkey
Web Site                           : www.g4s.com/tur/tr
Number of Employees       : 5,000
Country or Region             : Turkey
Industry                             : Professional services—Security services


Partner                              : Pargesoft
Web site                            : www.pargesoft.com


Customer Profile
G4S Turkey is a leading provider of security services for businesses and banks specialising in manned guarding, cash in transit, and automated security alarm monitoring.


Software and Services
• Microsoft Dynamics
     Microsoft Dynamics NAV

All rights reserved. This case study is for informational purposes only.
MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published September 2009