Microsoft Dynamics CRM Başarı Hikayesi – Arena Bilgisayar

Arena Bilgisayar, Dynamics CRM ile Bayilerinin Cirolarını Artırıyor

---

Teknoloji ürünlerinin dağıtımı alanında Türkiye'nin lider firmalardan Arena Bilgisayar, elektronik iş modelleriyle, iş ortaklarının ve bayilerinin müşterilerine daha iyi hizmet vermesini, müşteri memnuniyetini ve karlılıklarını artırmasını hedefliyor. Arena, bu amaçla kullandığı ve Web üzerinden bayilerine açtığı veritabanını bir CRM çözümü ile entegre etmek istiyordu. Microsoft Dynamics CRM'i seçen şirket, ilk etapta 30 bayisinde sistemi kullanıma geçirmeyi planlıyor.

---

Durum 
Arena Bilgisayar A.Ş., teknoloji ürünlerinin tüketiciye ulaştırılması için satış, pazarlama ve lojistik hizmetleri sunan, bu alanda Türkiye'de lider olan dağıtım şirketlerinden biri. 250'den fazla dünya markasının ürünlerini Türkiye'nin her yanındaki 6 bini aşkın bayisi aracılığıyla tüketiciye ulaştıran Arena, 1991 yılından beri faaliyet gösteriyor. Merkezi İstanbul'da olan şirketin 260 çalışanı bulunuyor. 2005 yılında 352 milyon dolar satış geliri elde eden Arena'nın hisseleri 2000'den beri IMKB'de işlem görüyor.

Arena, teknoloji ürünlerinin dağıtımında elektronik iş modellerini sunuyor. Bunlardan biri olan Pencere.com Web sitesi, 6000'i aşkın Arena bayisinin tüm bilgi, ürün, lojistik ve ticari ihtiyaçlarını 7x24 gerçek zamanlı olarak sağlıyor. Aynı zamanda çok sayıda müşteri temsilcisi ile çalışan Arena, bayilerine istedikleri ürünlerle ilgili her gün onlarca teklif geçiyor. Arena'nın bayileri kendi içlerinde çeşitli ticari programlar kullanırken, Arena iş ortaklarına verdiği tekliflerin durumunu tam anlamıyla takip edemediğini ve bu alanda, iş ortaklarının eksiğini tamamlayacak bir CRM çözümü ihtiyacı olduğunu gözledi. Şirketin Kurumsal Kanal Satış Müdürü Günhan Yüksel şöyle diyor: "Bana bağlı müşteri temsilcileri her gün verdikleri onlarca teklifin durumunu yeteri kadar iyi takip edemezken, aslında eksikliğin iş ortaklarımızda da olabileceğini düşündük. İş ortaklarımız kendi satış ekiplerinin tekliflerini ve müşterilerinin durumlarını takip edemiyorlardı. İş ortaklarımız, çalıştığımız üretici markaların ürünlerini, stok durumlarını, siparişlerini Pencere.com'da görebiliyorlar, ancak Pencere.com'a tek tek sipariş numaralarıyla girip kendi ürünlerinin ne pozisyonda olduğunu görmeleri gerekiyor. Bayi tarafında birkaç ihtiyaç vardı: Birçok bayi belirli bir anda elemanlarının kaç teklif verdiğini, elemanlarının verdikleri tekliflerdeki hedeflerini ve gerçekleşen hedefleri göremiyordu."

Arena bayilerin bir CRM ihtiyacı olmakla birlikte, her biri farklı farklı ticari programlar kullanıyorlardı ve CRM'i kullanabilmek için ticari programlarıyla CRM'i konuşturabilmeleri, stok kodu, ürün açıklaması, fiyat gibi bilgileri ticari programdan almaları gerekiyordu. Arena, her bayinin ayrı ayrı zaman ve para harcayarak kendi kullandıkları ticari programlarla ilgili bir geliştirmeye gitmesi yerine, tüm teklifleri bir ticari koda bağlayıp, ürün kodu, ürün açıklaması gibi verileri Pencere.com'a, ticari program yerine XML ile verecek bir CRM uygulaması entegrasyonu oluşturmayı planlıyordu.

Çözüm
Arena 2003 yılında bir CRM araştırmasına giderken, ürünlerini dağıttığı Microsoft ile de temasa geçti. O zamanki adıyla Microsoft Business Solutions CRM 1.2 sürümünü inceleyen şirket, Microsoft danışmanlarıyla yaptığı değerlendirmeler sonucunda, bu çözümün ihtiyaçlarına cevap vereceğini gözledi. Günhan Yüksel şöyle diyor: "Microsoft Dynamics CRM'i esnekliği, uyumluluğu, özelleştirilebilirliği ve hedeflerimize uygun standartları sağlaması nedeniyle tercih ettik. Microsoft iş çözümlerinin Microsoft Dynamics adı altında yeniden yapılanıp Microsoft Dynamics CRM 3.0 Türkçe sürümünün çıkmasıyla birlikte, 2006'nın ilk yarısında projeyi geliştirme kararı aldık."

Arena Bilgisayar, Pencere.com'daki ürün verilerini XML ile Microsoft Dynamics CRM içine aktarmak için çalışmaları başlattı.ve Microsoft .NET 3.0 teknolojileriyle birlikte Microsoft Dynamics CRM'in kendi özelleştirilebilir yapısını kullanarak, sistemi bir bayinin kendi içinde kullanabileceği hale getirdi.

Yapılan entegrasyon ile, ürün bilgileri, Arena'nın veritabanı sisteminden bayi tarafında kullanılan CRM sistemine dinamik ve çevrimiçi olarak geçiyor. Aynı şekilde stoklar, fiyatlar ve bayiye verilen özel fiyatlar da aktarılıyor. Kullanıcı istediğinde, CRM sistemi Arena tarafına bağlanarak anlık olarak kullanıcıya ürün stoklarını ve anlık fiyatları bildirebiliyor. Sistem geceleri Arena'ya bağlanarak bayi tarafında Arena ürün ağacını ve ürün verilerini güncelliyor; böylece bayilerde sistemin çevrimdışı çalışması mümkün oluyor.

Günhan Yüksel sistemin işleyişini şöyle anlatıyor: "Geliştirilen sistemle kategorisel ürün yönetimi sağlanırken, ürün ağaçları, resimli veya resimsiz ürün bilgileri ve ürün fiyatları sistemin kendisi tarafından güncelleniyor. Bayiler seçtikleri ürünleri tek tuş ile teklif ve siparişe taşıyabiliyorlar. Hazırlanan teklifler otomatik olarak siparişe aktarıldıktan sonra, yine tek bir tuşla bu sipariş Arena'ya geçilebiliyor. Bayiler Arena'ya geçtikleri siparişlerin durumunu anlık olarak takip edebildikleri gibi, ürün Arena'dan çıktıysa bu sefer ürünü kargodan takip edebiliyor. Arızalı ürünler bayi tarafından Arena'ya gönderdiğinde, ürün Arena'nın sistemine girer girmez Microsoft CRM uygulamasında otomatik olarak Yeni Çağrı açılıp çağrının durumu sürekli güncelleniyor."

Çözümün Yönetim Ekranı şirketle ilgili her türlü satış ve alımların genel durumları hakkında bilgi veriyor ve satış cirolarını tarih aralığı bazında inceleme olanağı sunuyor. Bu uygulamada, bayiler satış personellerinin performansını da, en iyi 10 müşterileri, yaptıkları satışların detayları, yıllık satış grafikleri ve yıllık satış rakamları ile birlikte takip edebiliyorlar.

Bayilerdeki satış personeli ise günlük ve aylık satışlar, kota bilgileri, siparişler, teklif takibi, ürün teslimatları, stok ve prim ekranları ile ihtiyaçları olan bilgileri kolayca takip edebiliyorlar. Hazırlanan Teklifler tek bir tuş yardımıyla yazıcıya gönderilebiliyor veya şirketin tercih ettiği formata bağlı olarak Excel, HTML veya PDF olarak hazırlanabiliyor.

Geliştirilen sistemde, hazırlanan siparişlerdeki ürünler gerekirse stoktan,ticari program entegrasyonu varsa gerekirse tedarikçiden temin edilebiliyor ve ürün karlılığı sipariş girilirken belirlenebiliyor. Tamamlanan sipariş tek bir tuş yardımıyla bayinin ticari programına aktarılıyor ve burada fatura kesilmeye hazır hale getiriliyor. Teslimata çıkan ürünler lojistik personeli tarafından PDA cihazları yardımıyla firmalara imzayla teslim ediliyor ve teslimat bilgisi satış personeline online olarak iletiliyor. Firma tarafından kargo ile gönderilen ürünler ayrıca kargo firmasının sistemi içinden de takip edilebiliyor. Teslimata çıkan lojistik personeli satış ve servis personeli tarafından online olarak (GPRS sistemiyle) harita üzerinden izlenebiliyor. Sistem ayrıca müşteri memnuniyetini en üst seviyede tutmak için, her servis isteğinden sonra müşterinin bir değerlendirme yapmasına olanak tanıyor.

Bayiler Microsoft Dynamics CRM'i kendi içlerinde bir ticari programla entegre kullanmayacaklarsa, Arena Bilgisayar Microsoft Dynamics CRM'i bu bayide ücretsiz olarak yüklüyor, sadece kurulum ücreti olarak 150 usd alınıyor, yazılım gelıstırme -arena entegrasyonu için ücret alınmıyor Bayinin kendi kullandığı ticari programla bir entegrasyon gerekiyorsa, belirli bir ücret karşılığı bu entegrasyon gerçekleştiriliyor. Arena Bilgisayar satış personelinin müşterilerle yoğun Windows Live Messenger trafiğini de göz önüne alarak Microsoft CRM ile Windows Live Messenger entegrasyonunu gerçekleştirmeye de karar verdi. Microsoft CRM kullanıcılarının, Windows Live Messenger ile müşteri firmada iletişime geçtiği kişi ile yapılan mesajlaşmalar ve sohbet konuşmaları CRM tarafında bu kişinin dosyasına otomatik olarak kaydediliyor. Böylece Microsoft Dynamics CRM entegrasyonu aynı zamanda bir çağrı merkezi gibi fonksiyon da görebiliyor. Arena Bilgisayar bu projeyi 4 ay gibi kısa bir sürede hayata geçirerek kendi içinde kullanmaya başladı. Ardından Arena'nın 5 ortağında deneme amaçlı kullanıma geçildi. Arena, Ocak 2007'de projeyi tüm dağıtım kanalına tanıtarak 30 iş ortağında hayata geçirmeyi planlarken, şirketin nihai hedefi bu sistemi 300 iş ortağında hayata geçirmek.

Yararlar
Performans Takibi
Arena bayileri, Microsoft Dynamics CRM'i kendi içlerinde uyguladıklarında, satış performanslarını çevrimiçi olarak görebiliyorlar. Günhan Yüksel, "Bayiler satış personellerinin performansını- en iyi 10 müşterileri, yaptıkları satışların detayları, aylık ve yıllık satış grafikleri ve satış rakamları ile birlikte-takip edebiliyorlar" diyor. "Bu sistem, bayilerin her bir satış personeli için hedefler ve kotalar belirleyip, her birinin nasıl bir performans gösterdiğini, kendileri için hedeflenen kotalara ulaşıp ulaşmadıklarını izlemelerine olanak tanıyor" diyor. Ayrıca Arena Bilgisayar'ın Microsoft Dynamics CRM'e eklediği, parmak izi okuyabilen bir personel takip sistemi, bayilerin bütün çalışanlarının işe geliş gidiş saatlerini takip etmesine de olanak tanıyor.

Artan Karlılık
Microsoft CRM, bayilerin bayilerdeki Müşteri Temsilcilerinin ( bayilerın değil ) hedeflere ulaşıp ulaşılmadığını takip etmesini sağlarken, bu hedeflere ulaşmak için hangi ürünlerin satılması gerektiğini de raporlayabiliyor. Günhan Yüksel bu konuyu şöyle örnekliyor: "Bayideki müşteri temsilcisinin hedefi 1000 USD ve diyelim ki o anda 80 USD’ye ulaşmış durumda. Hem ciro hedefini, hem de karlılık hedefini yapabileceği karlı ürünleri sistemden görüp, o ürünlere yönlendirme yapabiliyor. Bayiler tekliflerinde kendi maliyetleri ile son kullanıcı fiyatı arasındaki farkı, yani verdikleri her teklifteki karlılıkları kalem kalem görebiliyor. Böylece çeşitli fiyat listeleri hazırlayıp istiyorlarsa hedefledikleri karlılık oranına göre fiyatları değiştirebiliyorlar."

Müşteri Memnuniyeti
Teknoloji ürünlerinin satış ve dağıtımı işinde, bayiler teklif takibi, lojistik takip, arızalı ürün takibi gibi operasyonel işlemlerden dolayı çok zaman kaybediyorlar. Arena'nın Microsoft Dynamics CRM ile gerçekleştirdiği entegrasyon çalışması, tüm bu yükleri Arena'nın müşterilerinin üzerinden alarak müşteri memnuniyetini artırıyor. Bayilerin tekliflerini, personel verimliliklerini, siparişlerinin detaylarını, arıza ürünleri ve kargo durumunu rahatça takip edebildiği bu sistem, bayilerin Arena'yı daha çok tercih etmesine yardımcı oluyor. Günhan Yüksel şöyle diyor: "Bu sistemle, müşteri yönetimi, sipariş takibi, lojistik takip, arıza takibi hizmetlerini bayilere sunarak, bayinin üzerinden büyük bir yükü alıyoruz. Bunun sonucunda bayilerimizin bizimle daha çok çalışacaklarını düşünüyoruz hem bayilerimiz hem bizlerin yüzü müşteriye dönük olmalı ,operasyon ile zaman kaybetmek yerine bu zamanı müşterilerimizdeki iş fırsatlarına ayırmalıyız."

Faydalar
- Arena'nın bayileri kullanmaya alışık oldukları Pencere.com'un rahatlığıyla tekliflerini takip edebilir hale geldi.
- Bayiler satış personellerinin performansını, müşteri bazında cirolarını ve karlılıklarını takip ve kontrol edebilir hale geldi.
- Microsoft Dynamics CRM, bayilerin daha yüksek karlılıkla çalışmalarını ve cirolarını artırmalarına da yardımcı oluyor.
- Distribütörler ve teknik servis firmalarıyla yapılan entegrasyonlarla, bayiler kargo durumlarını ve arızalı ürün durumlarını da kolayca takip edebiliyor.
- Operasyonel yüklerin bayinin üzerinden alınması sonucunda
- Arena, bayilerinin kendileriyle daha çok çalışacağını ve cirolarını artıracağını tahmin ediyor.

www.pargesoft.com Microsoft Dynamics AX CRM NAV İş Ortağı

Honda Trading - Başarı Hikayesi

Büyük ve karmaşık bir operasyonu Microsoft Dynamics NAV ile yöneten Honda Dış Ticaret, gerek Türk mevzuatına gerekse uluslararası muhasebe ve raporlama standartlarına tam uyum sağlarken, kendisi için çok önemli olan iç süreç verimliliğini de sağlıyor.

Ticari Durum

Japon otomotiv devi Honda, dünya genelinde fabrikalarının satın alma operasyonlarının yönetimi için ayrı bir şirket kurmakta ve malzeme tedarikini bu firmalar üzerinden yürütmektedir. Türkiye Gebze fabrikası açıldığında, ilk olarak Honda Trading Avrupa’ya bağlı bir temsil ofisi, ihtiyaçlara cevap vermeye çalışmıştır. Üretim hattında gerekli olan yaklaşık 5000 parçanın, üretim programına uygun olarak tedarikinin yapılması ve fabrika alanına ikmalini uzun seneler başarı ile gerçekleştirmiştir.

2007 yılında ihracatı giderek artan Türkiye fabrikası için, yeni bir tüzel kişilik olarak Honda Trading Türkiye kuruldu. Ayrı bir şirket olarak faaliyet göstermeye başlaması ile birlikte, hem kendi iş süreçlerini yönetmek hem de muhasebe kayıtlarını tutup, Maliye Bakanlığı’na beyan etmek amacı ile yazılım arayışına girdi.

Çözüm

Kurulan yeni bir şirket olarak, Honda Dış Ticaret öncelikle tercih edeceği yazılımda, aradığı özellikleri belirlemeye çalıştı. Türk Dış Ticaret ve Kambiyo Mevzuatına uyumlu olması ilk akla gelen ve listeye alınan özellikti. Diğer önemli bir özellik ise uluslararası muhasebe standartlarına uyum ve yurt dışı raporlama ihtiyaçlarına cevap verebilmesiydi. Honda Trading tarafından önem verilen bir diğer konu ise kendi iç süreçlerinde çok önemli bir yer tutan, fabrikalarından gelen her istek dosyası bazında Satış-Stok-Satın alma ilişkilerinin kurulması ve satış gerçekleşip fatura kesildiğinde dosya bazında net karın raporlanabilmesiydi. Ayrıca gerçekleşen tüm işlemler sonrası Masraf Yeri, Müşteri, Satıcı, Proje bazında maliyet ve karlılık analizlerinin istenen detayda yapılabilmesi isteniyordu. Honda Trading Türkiye tarafından seçim kriterleri listesine alınan diğer bir özellik ise, tercih edilecek yazılımın, değişen iş ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde genişleyebilir fonksiyonel ve teknolojik alt yapıya sahip olmasıydı.

Yurt dışında Honda Ticaret firmaları tarafından kullanılmakta olan Microsoft Dynamics NAV’ı da incelemeye alan Honda Trading, uluslararası pojelerin Türkiye kurulumlarında çok tercih edilen, Dynamics NAV iş ortağı Pargesoft ile iletişime geçti. Pargesoft’un geniş yerel mevzuat bilgisi ve Microsoft Dynamics NAV’a olan hakimiyetinden etkilenen Honda Trading, tüm iş ihtiyaçlarına ve yazılım seçim kriterlerine uyan Microsoft Dynamics NAV ile ilerleme kararı aldı. 2007 Yılı Nisan ayında başlayan proje, 2007 Temmuz ayında canlı kullanıma alındı.

FAYDALAR

Maliyet Analizleri

Honda Dış Ticaret için, fabrikalardan gelen talepler karşılığında yapılan tedarik işlemlerine ait masrafların dosya bazında tüm alt detayı ile takibi çok önemli. Dosya bazında gerçekleşen maliyetler ile, malzemelerin satışından elde edilen gelirler sürekli takip edilmekte ve her talebin karlı bir şekilde karşılanması en önemli performans göstergesi oalrak kullanılmakta. Özellikle beklenen karın elde edilemediği durumlarda, plan dışı maliyetin nereden kaynaklandığının analizi çok önemli. Maliyeti artıran verimsizliğin kaynağının bulunması ve tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınması için bu analizler çok yardımcı oluyor. Mali ve İdari İşler Müdürü Sn. Haluk Ekin analizlerin istenen tarihler arasında hesaplanabilir hale getirilip, çok boyutlu yapılar haline getilmesinin işlerini çok kolaylaştırdığını belirtiyor. Sn.Ekin “15 yıldır çok uluslu şirketlerde çalıştım. Çok farklı raporlama sistemleri ile çalıştım. Ancak Honda Dış Ticaret’te hepsinden daha detaylı ve zorlu bir yapı var. Bir dosyada 700-800 kalem olabilir ve siz tüm bu maliyetleri doğru dosyada toplayıp yurt dışının belirlediği kurallarla raporlamak zorundasınız. Aynı zamanda Türk mevzuatına da uygun olarak çalışmanız gerekmekte. Üstelik hem TL hem de USD olarak raporlamamız gerekiyor. Microsoft Dynamics NAV ve Pargesoft’un desteği ile tüm bu istekleri karşıladık” diyor

Tüm Taleplere Cevap Veren Sistem

Honda Trading gerçekleştirdikleri projede Microsoft Dynamics NAV’ın esnekliğini gördükçe, daha talepkar davranmaya başladıklarını belirtmekte. Sn.Ekin “Elimde kalemle, beyaz tahtanın önüne geçip, istediğim şeyi çiziyordum. Sonra Pargesoft’a dönüp, hadi yapın diyordum. Hesaplamalar elle ya da Excel ile yapılacak olsa bile oldukça zor olmasına rağmen, Pargesoft ekipleri istediğim şekilde geliştirme yapıyorlardı.” diyor

Pek çok şirketin kurumsal yazılıma geçerken, yazılımın standartlarına uymak adına, alışık olduklarından daha uzun ve karmaşık veri girişleri ile karşılaşmakta olduğu bilinmekte. Aynı durum Honda Dış Ticaret ile yapılan projede de söz konusu olduğunda, Sn. Ekin bu durumu kabul etmediklerini ve sistemin kendilerini yavaşlatmasını istemediklerini belirterek Pargesoft’tan çözüm istemiş. Sn Ekin bu gibi durumlarda, Pargesoft danışmanlarının farklı alternatif önerileri ile geldiklerini söylüyor. “Her istediğimizi dinlediler. Sistemin standardı bu deyip, bizim işimizin yavaşlamasına sebebiyet vermediler. Pargesoft’un yaklaşımından ve becerisinden cesaret alarak, her istediğimizi yaptık” diyen Sn.Ekin, bu tür projelerde danışmanlık firması ile olan ilişkilerin çok kritik olduğunu ve kendi projelerinde bu ilişkinin güçlü olması sayesinde beklenin çok üstünde başarı sağladıklarını düşünmekte.

Değişen İş Süreçlerine Uyum

Proje sırasında Microsoft Dynamics NAV’ın esnekliğinden çok faydalanan Honda Trading, kullanım sırasında meydana gelen süreç değişikliklerine de kolaylıkla uyum sağlamayı başardı. Genelde stoksuz çalışan ve fabrikadan gelen talepleri direk üretim hattına verilecek bitmiş mamul karşılayan Honda Dış Ticaret, pres atölyesi için gerekli hammadde saç alımına başladığında, mevcut sistemden farklı olarak çelik stoğu tutmak zorunda kalmış. Bu yeni sistem, dosya bazında yapılan karlılık analizlerinde de bazı değişikliklere neden olmuş. Bu yeni çalışma düzenine Microsoft Dynamics NAV ve Pargesoft’un tecrübesi ile çok hızlı uyum sağlayan Honda Dış Ticaret, geliştirdiği modeli İngiltere’ye de aktarmış. Sn. Ekin bu durumu “ Her sürecimiz standart olsa herhangi bir program ile muhasebe, stok ve yurt dışı raporlamasını yapabilirdik. Ama standart dışına çıkıldığında, istisnalar ortaya çıktığında kullandığınız yazılımın gücü ortaya çıkıyor. Biz değişen iş süreçleri ve istisnai durumların yönetilmesi konusunda Microsoft Dynamics NAV’ın arkamızda, bize maksimum destek olduğunu biliyoruz” demekte.

Mevzuata Uyum

Honda Dış Ticaret ağırlıklı olarak ithalat yapmakta, ve ithalat dosyalarında biriken masraflar ve kayıtlar oldukça fazla olmakta. Bunları doğru olarak BA/BS formlarına yansıtmak için çok çaba gösterilerek, hatasız işleyen bir sistem oluşturulmuş durumda. Detaylar Microsoft Dynamics NAV’de tutulup, özetlenen rakamlar BA/BS formlarına aktarılmakta. Böylece bu formların oluşturulması ve maliyeye aktarılması konusunda büyük zaman kazanımı sağlandı.

Ayrıca ihracat amaçlı ithalat işlemlerinde uygulanmakta olan ve Honda Fabrikası’nın sahip olduğu Dahilde İşleme İzin Belgesi’nin Honda Dış Ticaret firması tarafından da kullanılması için Maliye Bakanlığı’ndan izin istendiğinde, Maliye Bakanlığı, izinle birlikte bir beyanda bulunmuş. Normalde ithalat yapan firma, ithal malzemeleri üretimde kullanırken, Honda Dış Ticaret’in bu malzemeyi üretim yapan firmaya satıyor olması, arada kar realizasyonunu mümkün kılmakta. Eğer böyle bir kar gerçekleşiyorsa, Maliye Bakanlığı, Honda’ya satış fiyatı arasındaki fark üzerinden KDV ödemesi gerektiğini belirtti. Bu durum ile karşılaşıldığında, gerekli hesaplamalar Microsoft Dynamics NAV içinde yapılmaya başlandı. Sistemin esnekliği, tamamen şirkete özel bir mevzuat hesaplamasında bile yardımcı olmuş durumda.

ÇÖZÜME GENEL BAKIŞ
Müşteri Profili
Dünya genelinde Honda fabrikalarının satın alma operasyonlarının yönetimi için kurulmuş bir Honda iştiraki olan Honda Trading Türkiye, İngiltere’deki Honda Trading Europe’a bağlı liasion office olarak faaliyet gösterirken 2007 yılında yeni bir tüzel kişilik haline dönüşmüştür.

Ticari Durum
2007 yılında giderek ihracatı artan Türkiye fabrikası için yeni bir tüzel kişilik olarak Honda Trading Türkiye kuruldu. Ayrı bir şirket olarak vergi beyanı yapmak zorunda olunca,yazılım arayışına girdi. Yurt dışında Honda Ticaret firmaları tarafından kullanılmakta olan Microsoft Dynamics NAV’ı da incelemeye alan Honda Trading, uluslararası projelerin çok tercih edilen iş ortağı Pargesoft ile iletişime geçti. Pargesoft’un geniş yerel mevzuat bilgisi ve Microsoft Dynamics NAV’a olan hakimiyetinden etkilenen Honda Trading, tüm iş ihtiyaçlarına ve yazılım seçim kriterlerine uyan Microsoft Dynamics NAV ile ilerleme kararı aldı. 2007 Yılı Nisan ayında başlayan proje, 2007 Temmuz ayında canlı kullanıma alındı

Çözüm
Microsoft Dynamics NAV

İşOrtağı
Pargesoft http://www.pargesoft.com/

Yararlar
• Hem yerel hem uluslararası muhasebe standart ve raporlamasına uyum
• Detaylı Malyet Analizleri
• Kullanıcılardan gelen isteklere cevap verebilme
• Değişen iş süreçlerine hılzı uyum
• Mevzuata uyum

A Case Study - G4S Turkey : Global Security Services Solution for Microsoft Dynamics NAV by Pargesoft

G4S Turkey Saves up to 30 Person Days a Month with Business Management Tool

“Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

Bora Tür, IT Director, G4S Turkey

Business Needs
G4S Turkey is a leading provider of security services to banks and businesses in Turkey with three principal lines of business—manned guarding, cash in transit, and monitoring automated security alarms. However, despite its excellent reputation for service delivery, business processes were largely manual, with timesheets and invoicing managed in spreadsheet software and locally acquired payroll and finance solutions. The company needed:

- A fully integrated business management system, including functions for contracts, billing, timesheet management, payroll, and finance modules.


- Automated processes for auditing and month-end reporting to satisfy service level agreement (SLA) pricing matrices at a lower cost and to provide better business intelligence to managers.


- More accurate and timely billing for customers to avoid disputes and improve client service and customer management relationships in a highly competitive industry.

Solution
Having considered solutions offered by SAP and Ramco Software, the company worked with Microsoft Partner Pargesoft due to its advocacy and experience of Microsoft Dynamics NAV business management software. Kaan Altunterim, Managing Director, Pargesoft, says: “We have experience in Microsoft Dynamics NAV going back to 2002, and offered enhanced business value to G4S, with  Add-ons that resulted in a robust solution and considerable cost savings. As a result, G4S is extending the solution to its entire global operation.”

- Timesheet application for projects that Pargesoft has fully integrated with payroll and finance at G4S Turkey.

- Rules-based automated billing solution aligned to SLAs with customers and SLA pricing matrices.

- Improvement of operational auditing and tracking through the timesheet entries solution.

Benefits
Bora Tür, IT Director, G4S Turkey, says: “Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

- Microsoft Dynamics NAV is helping the cash in transit division to move towards a paperless office.

- By eliminating bottlenecks in the timesheet and invoice process, the solution has improved productivity and resulted in better client service through timely and accurate billing.

- Managers in the manned guarding division no longer use paper-driven processes for timesheet management and now have more time to spend improving customer services.

- Microsoft Dynamics NAV has been chosen as the principal enterprise resource planning option for the other 100 countries where the parent company operates.

Fast Facts

Customer                          : G4S Turkey
Web Site                           : www.g4s.com/tur/tr
Number of Employees       : 5,000
Country or Region             : Turkey
Industry                             : Professional services—Security services


Partner                              : Pargesoft
Web site                            : www.pargesoft.com


Customer Profile
G4S Turkey is a leading provider of security services for businesses and banks specialising in manned guarding, cash in transit, and automated security alarm monitoring.


Software and Services
• Microsoft Dynamics
     Microsoft Dynamics NAV

All rights reserved. This case study is for informational purposes only.
MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published September 2009

A Case Study - G4S Turkey : Global Security Services Solution for Microsoft Dynamics NAV by Pargesoft

G4S Turkey Saves up to 30 Person Days a Month with Business Management Tool

“Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

Bora Tür, IT Director, G4S Turkey

Business Needs
G4S Turkey is a leading provider of security services to banks and businesses in Turkey with three principal lines of business—manned guarding, cash in transit, and monitoring automated security alarms. However, despite its excellent reputation for service delivery, business processes were largely manual, with timesheets and invoicing managed in spreadsheet software and locally acquired payroll and finance solutions. The company needed:

- A fully integrated business management system, including functions for contracts, billing, timesheet management, payroll, and finance modules.


- Automated processes for auditing and month-end reporting to satisfy service level agreement (SLA) pricing matrices at a lower cost and to provide better business intelligence to managers.


- More accurate and timely billing for customers to avoid disputes and improve client service and customer management relationships in a highly competitive industry.

Solution
Having considered solutions offered by SAP and Ramco Software, the company worked with Microsoft Partner Pargesoft due to its advocacy and experience of Microsoft Dynamics NAV business management software. Kaan Altunterim, Managing Director, Pargesoft, says: “We have experience in Microsoft Dynamics NAV going back to 2002, and offered enhanced business value to G4S, with  Add-ons that resulted in a robust solution and considerable cost savings. As a result, G4S is extending the solution to its entire global operation.”

- Timesheet application for projects that Pargesoft has fully integrated with payroll and finance at G4S Turkey.

- Rules-based automated billing solution aligned to SLAs with customers and SLA pricing matrices.

- Improvement of operational auditing and tracking through the timesheet entries solution.

Benefits
Bora Tür, IT Director, G4S Turkey, says: “Having replaced our largely manual systems with Microsoft Dynamics NAV, the company is saving between 25 and 30 person days a month in the accounting and invoicing of customers.”

- Microsoft Dynamics NAV is helping the cash in transit division to move towards a paperless office.

- By eliminating bottlenecks in the timesheet and invoice process, the solution has improved productivity and resulted in better client service through timely and accurate billing.

- Managers in the manned guarding division no longer use paper-driven processes for timesheet management and now have more time to spend improving customer services.

- Microsoft Dynamics NAV has been chosen as the principal enterprise resource planning option for the other 100 countries where the parent company operates.

Fast Facts

Customer                          : G4S Turkey
Web Site                           : www.g4s.com/tur/tr
Number of Employees       : 5,000
Country or Region             : Turkey
Industry                             : Professional services—Security services


Partner                              : Pargesoft
Web site                            : www.pargesoft.com


Customer Profile
G4S Turkey is a leading provider of security services for businesses and banks specialising in manned guarding, cash in transit, and automated security alarm monitoring.


Software and Services
• Microsoft Dynamics
     Microsoft Dynamics NAV

All rights reserved. This case study is for informational purposes only.
MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published September 2009

Group 4 Securicor Dynamics NAV Kullanıyor

Personel ve hizmet verilen proje sayısındaki artış sonrası, G4S hem operasyonel verimliliği artırmak hem de kurumsal performansı anlık ve güvenilir izleyebilmek için Pargesoft’a ve Microsoft Dynamics NAV’a güvendi. 

Mevcut müşteri sayısı, hizmet gamı ve personeli artan güvenlik hizmetleri firması Group 4 Securicor (G4S) hem çalışanlarının görev aldıkları proje ve çalışma sürelerini takip etmekte, hem de dönem sonlarında çok detaylı hazırlanmış sözleşmelere uygun faturaların hazırlanması ve kontrolünde darboğazlar yaşıyordu. Tüm süreçlerini Microsoft Dynamics NAV’a taşıyan G4S, hem kendi iş süreçlerinde hem hizmet verdiği müşterilerinde verimliliği artırdı.

Ticari Durum
Türkiye operasyonuna 1990 yılında başlayan G4S, dördü Bölge Müdürlüğü olmak üzere yirmibir ofisle birlikte ülke çapında faaliyet göstermektedir. Halen 4500’ün üzerinde Güvenlik Elemanı ile 250’den fazla projede hizmet vermektedir. G4S tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de sadece Güvenlik kapsamına giren konularda hizmet vermektedir.

G4S’in hizmet konuları beş ana başlıkta toplanabilir:

• Elemanlı Güvenlik : Hizmet verilecek yerlerde yetkin personel ile can ve mal güvenliği sağlanır. Özellikle Banka, Perakende ve Endüstriyel tesisler üzerinde uzmanlaşılmıştır.

• Elektronik Güvenlik Sistemleri : Kapalı Devre Kamera Sistemleri, Kartlı Geçiş Sistemleri, Yangın Algılama ve İhbar Sistemleri, X-Ray Detektörleri ve Otomatik Bariyer Sistemleri gibi elektronik sistemlerin projelendirilmesi, malzeme tedariği, sahada montajları, devreye alınması, bakımı gibi süreçler yönetilmektedir.

• Güvenlik Danışmanlığı : Firmaların ya da özel konutların, güvenlik etkinliğinin ölçülmesi risk analizlerinin yapılması, Güvenlik Sistem ve Prosedürlerinin hazırlanması konularında danışmanlık hizmeti sunulmaktadır.

• Nakit Ve Değerli Eşya Taşımacılığı : Yüksek standarttaki zırhlı araçlar ve konusunda uzman personel ile Merkez Bankası Para Çekme ve Yatırma, Şubeler arası Nakit ve Değerli Eşya Nakli; ATM Cihazları için Para Yükleme; Mağaza ve Market tahsilâtları ve her türlü değerli eşya nakil hizmetleri verilmektedir.

• Mobil Devriye : G4S Kontrol odasına ve ya alarm merkezine bağlı tesislerde oluşan herhangi bir alarm durumunda, yerinde inceleme yapmak üzere her an hazır bulunan mobil devriyeler ile gerekli kontroller yapılmakta ve raporar sunulmaktadır.

Tüm bu hizmetleri yaklaşık 4500 personel ile gerçekleştiren G4S, her bir müşteri ile yapılan anlaşmaları proje olarak adlandırmakta ve proje karlılığını takip etmektedir. Bazı projeler - bankalarla yapılan tüm şubeleri içeren güvenlik anlaşmaları gibi- tüm Türkiye’ye yayılabilmektedir. Bu tür projelerde yeri geldiğinde bölge ya da şube bazında karlılık bile önemli hale gelmektedir. Ayrıca mevcut 4500 personel içinde yılda ortalama %10 sirkülasyon olmakta ya da projeler arasında personel geçişleri yaşanmaktadır. Maliyetin önemli bir ksımını oluşturan personel giderlerinin doğru takip edilmesinde zorluklar yaşatan bu durum, belli hassasiyetle takip edilemezse, proje muhasebesinin yanlış yapılmasına ve karlılık rakamlarını etkileyerek, üst yönetimin yanlış yönlendirilmesine neden olabilmektedir.

Aynı şekilde, belli projeler için yapılan yoğun demirbaş yatırımı ve bu demirbaşların amortismanı ve proje maliyetlendirmesine eklenmesi, karlılık açısından önem taşıyabilmektedir.

Tüm bu kritik bilgileri toplamakta ve analiz etmekte farklı çözümler deneyen, bazı muhasebe programlarının üzerine kendilerine özel program yazdıran G4S,
bu denemelerin çoğunda istediği noktaya gelinememesi üzerine, kapsamlı bir kurumsal kaynak planlaması programı arayışına girdi.

Çözüm
G4S Türkiye, arayışlarına, global yönetim merkezinin önerdiği, Hindistan’da Ramco yazılım evi tarafından G4S için özel geliştirilmiş çözümü inceleyerek işe başladı. Ancak Türkiye mevzuatını dikkate almayan bu çözüme Türkiye lokalizasyonunu eklemek ve orta vadede bunun desteğini istenen hızda ve kalitede almak risk oluşturdu. Özellikle maliyetlerin büyük kısmını oluşturan personel bordrosunun hesaplanması ve maliyetlendirilmesinin Türk kanunlarına göre hesaplanması ve karlılık hesaplamalarında kullanılması en önemli noktalardan biri olduğu için, orta vadede gerekli güncellemelerin istenen hız ve kalitede Türkiye’ye sunulaması büyük bir soru işareti oluşturdu.

Daha sonra dünyanın önde gelen yazılımlarından SAP ile görüşen G4S, ihtiyaçlarını ilgili ekiplere aktardı. Standart programlarının, kendi iş süreçlerine göre çalıştırılması ve ileride iş süreçlerindeki değişikliklerin hızlı bir şekilde yeniden programlanmasının çok kolay olmadığını gören G4S, aynı dönemde göreve başlayan Bilgi işlem Yöneticisi Sn. Bora Tür’ün önerisi ile Microsoft ile görüşmeye başladı. Microsoft tarafından hizmet sektöründe uzmanlaşan Microsoft Dynamics NAV (Navision) iş ortağı Pargesoft’a yönlendirilen G4S, görüşülen her firmadan istenen prototip hakkında bilgilendirme yaptı. Diğer görüşülen firmaların 4-6 ayda ortaya çıkartabildikleri prototipin Pargesoft ile iki haftada ortaya çıkmasından çok etkilenen G4S, kendileri için en önemli kriter olan “geliştirme kapasitesi” açısından Microsoft Dynamics NAV’nin en yetenekli yazılım olduğunu gördü. Diğer önemli bir kriterde birlikte çalışılacak ekip ile uyumdu. Bu kriterde de Pargesoft ekibinin tecrübeli kadrosu gerekli güvenceyi verdi. Diğer kriterleri de ekleyerek bir karşılaştırma cetveli yapan G4S, Pargesoft ile çalışmaya karar verdi.

Sn. Tür, Pargesoft ile yapılan sözleşmede, ortaya çıkacak çözümün dünya üzerindeki tüm G4S şirketlerinde kullanılabilecek şekilde tasarladıklarını belirterek, tüm çalışmaları bu bakış açısı ile gerçekleştirdiklerini belirtmekte. Sn. Tür yapılan seçim çalışmaları ve sözleşme içeriğinin, G4S Merkezi tarafından tüm dünya genelinde yapılan en başarılı yazılım seçim çalışması ve en etkin sözleşme yönetimi seçildiğini ve diğer ülkelere örnek gösterildiğini de sözlerine eklemekte.

Sözleşme aşamasından sonra çalışmalara başlayan ekipler, projeyi fazlara bölerek yönettiler. 6 aylık ilk fazda, muhasebe ve yönetim açısından olmazsa olmaz modül ve geliştirmeler devreye alındı. İkinci fazda CRM, üçüncü fazda ise iş zekası ve iş ortakları yönetimininin devreye alınması planlandı. İkinci faz biterken, iş zekasının da bazı bölümleri öne alınarak devreye alınmasına karar verildi. Bu sayede kullanıcılar İş Zekası uygulamaları ile elde edebilecekleri faydaları görerek 3.faz sırasında daha kompleks analizler isteyebilecekler. 3. Fazda devreye alınacak diğer önemli bir bileşende Mobil Uygulamalar olacak.

Faydalar

Operasyonel Verimlilik
Microsoft Dynamics NAV ile tüm süreçleri tek bir platformdan yönetmeye başlayan G4S, tüm Türkiye’ye yayılmış olan hizmet birimlerinin muhasebe, bordro, çizelgeleme, kontrat yönetimi, kontrat dönemleri yönetimi, hakediş hazırlama ve onaylama, faturalama ve proje maliyetlendirmesini tek bir uygulamadan yapmasını sağlayarak, büyük bir oeprasyonel verimlilik elde etti. Eskiden farklı yerleden gelen bilgileri farklı uygulamalarda derleyip, farklı özet raporlar ile işlerini yönetmeye çalışan ekipler, artık sadece Microsoft Dynamics NAV’dan, kendileri için oluşturulan ekranlar üzerinden tüm işlerini görmekte.

Örneğin banka şube ve ATM’leri arasında para taşımacılığı yapan ekipler, tüm müşteri isteklerini ve sistem tarafından otomatik hazırlanan çizelge sonuçlarını Microsoft Dynamics NAV’dan görmekte. Otomatik yaratılan transfer emirlerine göre personel ve araç yönetimi gerçekleştirilmekte. Eskiden taleplerin toplanması, çizelgelenmesi ve ekiplere iletilmesi için geçen süreden tasarruf edilmiş durumda. Ekiplere iletilen transfer emileri daha sonrasında mevcut 140 araçtan gelen çıkış noktası ve saati, varış noktası ve saati gibi bilgilerle beslenerek, hakedişlerin otomatik hesaplanması ve faturalanmasını sağlamakta. Ayrıca, müşterilerin gün içinde değişiklik istekleri de anında mobil cihazlara iletilerek herhangi bir yanlış yönlendirmenin yapılması engellenmekte.

Yapılan hesaplamalara göre sadece güvenlik biriminde yıllık 250 adam/günlük zaman tasarruf edilmiş durumda. Şirket bazında toplam 22,000 olan muhasebe hesap adedi 5,000’e düşmüş durumda. Eskiden tüm verileri kontrol edip, hakedişlere göre fatura hazırlayan ve bu faturaları çapraz kontrol edip müşterilere gönderen muhasebe bölümünün iş yükü çok azalmış durumda. Muhasebe departmanı artık veri girişinden çok otomatik oluşan veriler üzerinden, gerçek işleri olan analiz ve değerlendirmeye kaymış durumda.

Bu analizler sonucunda, müşterilerin bazı isteklerinin periyodik olarak tekrarlandığı görülmüş. Müşterilerden de onay alındıktan sonra, sistemde yapılan bir geliştirme ile bu periyodik istekler için otomatik sipariş açılması sağlanmış. Bu sayede kullanıcıların sistemde açtıkları sipariş sayısı %7 oranında azalmış.

Doğru Veri, Doğru Analiz 
Daha önce birbiri ile entegre olmayan farklı uygulamalara manuel girilen veriler üzerinden analizler yapılmaktaydı. Ancak tüm sözleşmelerin, ekiplerin ve demirbaşların aynı sistemde toplanması ile birlikte artık veri girişi sırasında pek çok kontrol yapılabilmekte. Örneğin bir projede çalışacak olan personel ve çalışma günleri önceden belirlenip sisteme tanıtılıyor, ve veri girişi sırasında, planlama kayıtları ile kontroller yapılarak, günlük çalışma fişlerinde yapılabilecek olası yanlışlar engelleniyor. Ayrıca müşteri ile yapılan sözleşme maddelerine uymayan kayıtlar, sisteme giriş sırasında engellenmekte. Aynı şekilde gerek planlama gerek hakedişler sırasında kanuni zorunluluklar da kontrol edilebilmekte. Örneğin personelin toplam çalışma saatinin kanuni limitler çerçevesinde olması çok önemli. Planlanan ve gerçekleşen saatlerin tek bir platformda takibi ile artık her aşamada personelin kanuni sürelerin üzerinde çalışması engelleniyor.

Yeni Projelere Güvenle Başlamak
Sn. Tür “Müşterilerin artması ve hizmetlerin çeşitlenmesi ile birlikte, mevcut kadrolarımızla yapabileceğimiz maksimum proje sayısına ulaşmıştık. Mevcut manuel ağırlıklı çalışma sistemimizle büyük bir proje daha alamaz durumdaydık” diyerek proje öncesi durumlarını özetledikten sonra Microsoft Dynamics NAV sonrasında darboğazı aştıklarını ve mevcut kadrolarla daha pek çok büyük projeye yüksek kalite seviyesi ile hizmet verebileceklerini belirtmekte.

Ayrıca 3. fazda devreye alınacak mobil kullanım ile, müşterilerin de projede gerçekleştirilen altyapıyı daha fazla kullanmaya başlayacaklarını, isteklerini direk sisteme girerek, indirek işgücü ihtiyacını daha da azaltacağını ve mevcut kadroların üzerindeki yükü azaltacağını belirtmekte.

Her Aşamada Kurumsal Performans Takibi
G4S sunduğu hizmet nedeniyle, çok fazla alt kayıt oluşturan bir firma. Örneğin bir bankanın şubelerine güvenlik hizmeti veriliyorsa, 800 ayrı noktada çalışan elemanınız var demek. Merkezi bir sisteme geçmeden önce, lokasyonlar bazında toplanan bilgiler bölgelerde özetlenmekte ve merkeze iletilmekteydi. Bu nedenle merkez farklı bakış açılarına göre raporlar almak istediğinde, detay bilgiye ulaşamamaktaydı. Şu anda tüm detay verilerde aynı sistemde olduğu için,merkez ister proje, ister bölge, ister şube bazında tüm detay raporlamayı yapabilmekte. Bu da özellikle benzer hizmetleri veren şubelerin, karlılıklarını kıyaslama yöntemi ile karşılaştırıp analiz ederek, daha düşük performans gösteren birimleri ortaya çıkarıp, üzerine eğilebilmeyi sağlıyor. Bu sayede tüm şubelerin ortalama performansın üstüne çıkmalarına çalışılarak, tüm şirketin karlılığı arttırılmakta.

Sn. Tür bu noktada, G4S Türkiye olarak gurur duydukları diğer bir konuyu da ekliyor. G4S olarak Londra borsasında işlem gördükleri için pek çok raporu Londra’daki merkeze zamanında göndermeleri gerekmekte. Tüm G4S şirketleri içinde raporlarını teslim eden ilk ülke Türkiye oluyor. Microsoft Dynamics NAV ile raporlama ve konsolidasyonun çok hızlı olması, kendileri için bir başka farklılaşma avantajı sağlamış.

Hızlı Adaptasyon 
Kullanıcılar bu tür merkezi yazılımlara geçtiklerinde, çoğu zaman sistemi tam anlayamazlar ve eski alışkanlıklarından kolay kurtulamazlar. Bu nedenle sisteme yanlış, amacı dışında ya da eksik veri girişi gibi sorunlarla karşılaşılabilir. Bu adaptasyon süresi uzarsa, sistemde biriken verinin güvenilirliği sorgulanmaya başlayabilir ve yapılan tüm yatırımın baştan yenilenmesi gibi riskler ortaya çıkabilir. Özellikle G4S gibi, neredeyse tüm iş süreçlerini tek bir platforma alıp, tüm eski uygulama ve yazılımları bir anda atıp, yerine hem operasyonel hem yönetimsel boyutta tek bir sistem getiren projelerde bu risk daha fazla olabilir. Ancak Sn.Tür, gerek Microsoft Dynamics NAV’ın kolay kullanılan ve öğrenilen yapısı, gerekse proje sırasında yapılan doğru analizler ile çok sorun yaşanmadan, kullanıcıların yeni sisteme alıştığını belirtmekte. Canlı geçişin yaşandığı Ocak ayında bordro oluşturulan 4500 kayıtta önemli-önemsiz 2500 hata oluştuğunu (veri girişi ya da sistem tasarımdan kaynaklanan) daha sonraki ay bu sayının 1500’e düştüğünü ve 5.ayda 20’ye kadar indiğini belirtiyor. Ve nihayet 6.ayı sıfır hata ile kapadıklarını belirtiyor. Bu kadar çok kullanıcı ve veri girişi olan bir sistem için 6 ayda sıfır hataya ulaşmanın önemli bir başarı olduğunu vurguluyor.

Müşterilerde Sağlanan Verimlilik
G4S kendi personel çalışma kayıtlarını toplayıp, konsolide edip, gerekli kontrol ve onayların ardından, müşteri faturasını hazırlamakta ve müşterilerine göndermekteydi. Faturayı ve detay hizmet açıklamasını alan müşteriler de, kendi kayıtları ile bu kayıtları karşılaştırmakta ve eğer bir yanlışlık varsa itiraz etmekteydiler. Bu itirazlar genelde fatura kesilmesinden iki-üç ay sonra olmaktaydı.

Ancak yeni sistem ile birlikte günlük girilen personel çalışma kayıtları sonrasında, ay sonunda otomatik olarak sözleşme şartları da dikkate alınarak faturalar hazırlanmakta ve muhasebe personelinin ekrandan verdiği onay ile faturalar otomatik olarak oluşturulmakta. Ayrıca hizmet verilen çoğu banka satın almış oldukları güvenlik hizmet sürelerini, şubelerin alarm sistemlerinin pasif halde olduğu süreler bazında kontrol etmekteler. G4S, artık her bankaya kestiği faturanın en alt detayına kadar bilgiyi sistemlerinde sakladıkları için, bankalar ile bu kayıtları paylaşabilmekte. Microsoft Dynamics NAV’da biriken bu kayıtları, otomatik olarak müterilerinin alarm kayıtları ile karşılaştıran bir programı da devreye alan G4S, müşterielrine bu kontrolleri çok daha hızlı yapma imkanı sundu. Gelen faturayı kontrol etmek için kendi elemanlarını kullanan ve işin uzaması sonucunda ancak 1-2 ay sonra yanlışlıkları düzeltebilen müşteriler, ay sonlarında anlık olarak kendi kayıtları ile G4S’in kayıt karşılaştırmalarını görebiliyorlar. Bu sayede G4S Microsoft Dynamics NAV ile müşterilerinde de verimlilik artışı sağlamış oldu.

Kurumsal Peformans 
Microsoft Dynamics NAV kurulumu sonrası, en detay bilginin bile sistemde bulunması sayesinde, Proje Karlılığı, Bölge Karlılığı, Kapasite İhtiyacı ve Boş Kaynak raporları hem merkezden hem ilgili bölge/şube sorumluları tarafından anlık olarak görülebiliyor. Kaynakların doğru ve verimli kullanılması için çok önemli olan bu bilgiler sayesinde, G4S çalışma şeklini çok geliştirmiş durumda. Bu bilgilerden yoksun olarak çalışılan ve şube bazına inemeyen planlamalarda, pek çok kalem tam olarak görülemediği için, şubeler ancak ay sonlarında gerçekleşen kayıtlar üzerinden denetlenbiliyordu. Proje sonrasında ise merkez yöentim, şubeleri her an kontrol edebiliyor, performanslarını anlık olarak görebiliyor. Örneğin; merkez maliyet kalemlerinden biri olan personel üniformalarının bile çok daha dikkatli planlanması ve sipariş verilmesi sağlanabiliyor.

Artan raporlama yeteneği sayesinde, hizmet verilen büyük alışveriş merkezleri, bankalar gibi yerlerde sorumlu ve hizmet noktası bazında raporlar alınmaya başlandı. Bu detaya girilince proje başlangıcında beklenen gelir ile gerçekleşen gelir sorgulanabiliyor. Sorumlu ya da hizmet noktasındaki koşullar sorgulanarak, karlılığın arttırılması sağlanabiliyor.

Artan Çalışan Memnuniyeti
Sn. Tür, proje sırasında tüm bilgilerin diğer süreçlerle olan ilişkisinin ortaya çıkması ve kullanıcıların girdikleri bilgilerin etkilediği noktaları görmelerinden sonra herkesin “Biz bazı işleri çok rutin görüyorduk, ama esasında çok kritik birşey yapıyormuşuz. Verinin kalitesi ve doğruluğu şirket açısından çok kritikmiş” itirafında bulunduğunu belirtmekte. Yaptıkları işin kritikliğini gören personel, çok daha dikkatli ve motive çalışmaya başlamış. Ayrıca bu proje sayesinde tüm çalışanlar sadece yer aldıkları süreçleri değil, şirket içindeki tüm süreçlere hakim olmuşlar.
-----------------------------------------------------------------------------------------------

Çözüme Genel Bakış

 Müşteri Profili
G4S Türkiye operasyonuna 1990 yılında başlamıştır. Dördü Bölge Müdürlüğü olmak üzere yirmibir ofisle birlikte ülke çapında faaliyet göstermektedir. Halen 4500’ün üzerinde Güvenlik Elemanı ile 250’den fazla projede hizmet vermektedir. G4S tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de sadece Güvenlik kapsamına giren konularda hizmet vermektedir.

Ticari Durum
Bu hizmetleri yaklaşık 4500 personel ile gerçekleştiren G4S, her bir müşteri ile yapılan anlaşmaları proje olarak adlandırmakta ve proje karlılığını takip etmekte. Maliyetin önemli bir ksımını oluşturan personel giderleri ve Demirbaş amort’smanlari proje dolayısı ileşirket karlılığını çok etkilemete. G4S 2008 yılı içinde, bu kritik bilgileri toplamak ve analiz etmek için kapsamlı bir kurumsal kaynak planlaması programı arayışına girdi.

Çözüm
Microsoft Dynamics NAV

İş Ortağı
Pargesoft

Yararlar
• Operasyonel Verimlilikte artış
• Doğru analiz için gerekli doğru ve detaylı verinin tek bir sistemde toplanabilmesi
• Mevcut personel ile daha fazla müşteriye kaliteden taviz vermeden hizmet verebilme imkanı
• Kurumsal performansın alt detaylarda belirlenmesi sayesinde artan içgörü ve hizmet noktası bazında karşılaştırma şansının sağlanması
• Hızlı adaptasyon
• Çalışanlarda artan motivasyon ve iş bilinci
• Detay bilgilerin paylaşılması sonucu, müşterilerde artan verimlilik ve memnuniyet

TOTAL OIL TÜRKİYE A.Ş.BAŞARI HİKAYESİ

Total , Microsoft Dynamics NAV (Navision) ile Operasyonel Verimliliği Yüksek Bir Ekosistem Yaratan Total, Sistemi Her Geçen Gün Geliştirerek Güncelliğini de Sağlıyor

Bayilerinin yapısını düzenlemek ve ortak bir muhasebe sistemine geçirmek isteyen Total , Microsoft Dynamics NAV ( Navision) ile şirketin bayileriyle arasındaki iş süreçlerini standartlaştırıp operasyonel verimliliği artırırken güçlü bir ekosistem kurulmasına yardımcı oldu. Distribütör ve kullanıcılardan gelen istekleri kolaylıkla sisteme tanıtabilen Total, sürüm yenileme çalışmalarında Microsoft Dynamşics NAV iş ortağı Pargesoft ile sistemi gözden geçirdi. Geliştirilen sistem sayesinde hem bayi hem merkez tarafında yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlandı

Durum
Uluslararası bir enerji devi olan Total Grubuna bağlı olarak kurulan Total Oil Türkiye A.Ş., 1992 yılı itibariyle Türkiye’de Total ve Elf adı altında faaliyet gösteren şirketlerin 2002 yılında birleşmesinin ardından, Totalgaz'ı da bünyesine alarak, tek bir akaryakıt, madeni yağ ve LPG şirketi olarak faaliyet gösteriyor. Uluslararası bir teknoloji devi olan Total, Türkiye'nin de aralarında bulunduğu 140 ülkede yıllık 1.170.000 tonun üzerinde ürünü pazarlıyor. Total Oil Türkiye A.Ş. Menemen’de kurulu 30.000 ton üretim kapasitesine sahip madeni yağ fabrikasının yanında İstanbul Haramidere, İzmit Gebze, İzmir Aliağa, Menemen ve Samsun'da kurulu depolama ve dağıtım tesislerine sahip durumda. Ayrıca gruba bağlı Totalgaz şirketi 350'ye yakın otogaz satış noktası, 1000'den fazla ana ve tali tüplü bayisi ve LPG yan ürünleriyle LPG sektöründe faaliyet gösteriyor.

2005 yılı başında, Türkiye çapında 20 ayrı lokasyonda hizmet veren 14 münhasır bayisiyle distribütör yapısına geçen Total , bayilerinin yapısını düzenlemek ve bir muhasebe sistemine ulaştırmak istiyordu ve bu ihtiyaçları karşılayacak bir ERP çözümüne ihtiyaç duyuyordu. Bayilerinin altyapıları, birçok konuda ve özellikle de elektronik ortamda birlikte çalışmak için yeterli değildi. Her birinde farklı muhasebe altyapısı olması merkezde veri konsolidasyonuna imkan tanımıyordu. Dağıtım ağının kontrol altına alınması ve merkezi yönetimin getireceği diğer önemli faydalardan yararlanılması isteniyordu

Çözüm
Piyasadaki seçenekleri değerlendiren Total , aradığı çözüm için Microsoft Dynamics NAV’ı değerlendirmeye başladı. Microsoft Dynamics NAV’ın bayi yapıına uygun olması ve kullandıkları veritabanı çözümüyle Microsoft Dynamics Nav arasında birtakım öğeleri konuşturabilecek olmaları NAV’ı öne çıkaran özellikler oldu. Mevcut veritabanında takip edilen belli müşteri ve ürün segmantasyonlarının Navision ortamındaki boyutlar kullanılarak bayiler tarafaından daha derinlemesine kullanılması da mümkün olabilecekti. Taşınabilir cihazlar ile mobil kullanıma kolay uyum sağlayabilme de, seçim nedenlerinden bir diğeriydi.

Projeye pilot bir bayide başlandı ve tüm satış, satın alma, muhasebe iş süreçleri analiz edildi. Model oluşturulup, yapı netleştirildikten sonra bu model diğer 13 bayiye aynı şekilde uygulandı. Bayilerden gelen özel istekler olduğunda, belli noktalar kapsam dışı bırakıldı. Bu özel istekler Total tarafından onaylandıktan sonra , uygulamanın özelleştirilmesine yönelik çeşitli işlemler gerçekleştirildi.

Bu süreçte bayilerde segmantasyon çalışması yapılarak hangi bayinin hangi segmentte daha başarılı, hangisinde daha zayıf olduğu belirlendi ve zayıf noktaların üzerine gidilmeye başlandı. Bayilerin iş süreçleri ve kendilerince yaptıkları segmantasyon gözden geçirilerek segmantasyon ve müşteri profili ile ilgili hatalar düzeltildi. OLAP küpleri ile esnek ve gerçek zamanlı erişilebilen bir analiz ortamı oluşturuldu. Yöneticilerin ve ilgili kişilerin, sistemden hangi bayinin, hangi dönemde, hangi üründe, nasıl bir performasa ulaştığını farklı boyut analizleriyle anında görüntüleyebilmesi sağlandı. Böylece Microsoft Dynamics NAV, Total’in satış, pazarlama ve bayi ilişkileri açısından bir karar destek sistemi olarak da yapılandırıldı.

Navision’ın kullanım kolaylığı ve alışılmış Microsoft ekran ve menülerine sahip olması, bayilerdeki kullanıcıların sisteme çabuk uyum göstermesini sağladı. Stok kartlarının ve hareketlerinin tanımlanmasında kullanıcıların gösterdiği hızlı uyum ile, ilk günden itibaren merkezde doğru ve güvenilir bilgi birikmeye başladı.

Yararlar
Daha Net Bir Bayi Profili Tek Bir Ekosistem, Operasyonel Verimlilik
Dağıtım yapısına sahip tüm şirketlerde olduğu gibi Total ’de de ana firma, bayiler ve son müşteri tek bir ekosistem içerisine alınamazsa, arada ciddi kopukluklar olabiliyor. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte dağıtım ağındaki tüm taraflar tek bir ekosistem içerisinde birleştirildi ve çok daha yakın bir ilişkiye kavuştu. Dolayısıyla Total artık hem son kullanıcısının hem de bayilerinin nabzını çok daha iyi tutabiliyor. Böylece Total bayilerini daha iyi yönlendirip onların başarısına doğrudan katkıda bulunabiliyor.

Gerçek zamanlı verilerle beslenen, tüm ilişkilerin elektronik ortama taşındığı bu ekosistem aynı zamanda operasyonu daha verimli kılıyor. Total yetkilileri, Microsoft Dynamics Nav’ın sadece bir BT altyapısı sağlamayıp muhasebenin daha iyi takip edilmesini, ürünlerin daha iyi analiz edilmesini, müşteri ve kârlılık durumlarının daha doğru değerlendirilmesini sağlayan ve bir ticari kurumun ihtiyaç duyduğu tüm bakış açısını da yansıtan bir model olduğunu vurguluyorlar.

Ortak Standartlarla Yüksek Yönetilebilirlik
Total bayileri eskiden farklı yapıda muhasebe sistemlerine ve farklı iş yapış yöntemlerine sahipken, muhasebesel anlamda bayilerin aynı dili konuşmasını sağlamak ve tüm raporları konsolide etmek büyük bir sorun oluşturuyordu. Microsoft Dynamics NAV’ın sağladığı ekosistem, 14 bayinin aynı sistemi kullanmasını ve müşteri ve ürün segmantasyonu, muhasebe, satış ve finansal tabloların yapılandırılması açısından standartların oturtulmasını sağladı. Bu yapı aynı zamanda Total ’e doğru analiz imkanı kazandırdığı için bayilerin operasyonları daha iyi yönetilebilir hale geldi.

Bayiler ve merkezde ortak dilin konuşulmasını sağlayan raporlama ile artık herkes aynı segmentasyondan bahsediyor. Müşteri tipi, ürün, ürün kategorisi merkez tarafından belirlendiği için, hem bayi hem merkez, satış raporlarından aynı anlamı çıkartıyor. Eskiden yaşanan bazı anlam kargaşaları ortadan kalkmış durumda.

Bayilerin yapmış olduğu bazı hatalarda, ortak raporlama sayesinde daha kolay yakalanabiliyor. Veri girişinde yapılan hata nedeniyle belli ürün ya da ürün grubunda alışılmış eğilimin dışında bir rakam görüldüğünde, veri girişi sorgulanarak, hatanın hemen düzeltilmesi sağlanıyor.

Stratejik Kararlara Destek
Total yönetcileri bugün Microsoft Dynamics NAV ile her tür analiz ve raporu sistemden gerçek zamanlı alabiliyorlar. Hangi bayinin, hangi dönemde, hangi üründe, nasıl bir performansa ulaştığı farklı boyut analizleriyle anında görüntülenebiliyor. Bu yüzden Microsoft Dynamics NAV, Total’in satış, pazarlama, distribütör ilişkileri gibi stratejik karar alma noktalarında karar destek sisteminin önemli bir parçası oldu.

Ortaya Çıkan Yeni İhtiyaçlara Kolay Uyum
Microsoft Dynamics NAV ile zaman içinde ortaya çıkan ihtiyaçlar kolaylıkla karşılanabiliyor. Örneğin, akaryakıt dağıtımında distribütörlük sistemi ortaya çıktığında, sistem Microsoft Dynamics NAV’ın üzerine kurgulandı ve akaryakıt bayileri de aynı sisteme dahil edildi.Aynı şekilde farklı kampanyalarda ortaya çıkan bazı gereksinimlerde kolaylıkla sisteme tanıtıldı. Kullanıcının sistemi kolay kullanması ve işini hızlı ve rahat görmesi için gerekli uyarlamalar, hızla sisteme tanıtılıp devreye alınabildi. Bu sayede yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlanmış durumda. Nur Kulaoğlu bu konuda iş ortağının önemini de vurguluyor: “Microsoft Dynamics NAV’nın teknolojik altyapısı kadar Pargesoft’un tecrübesi de sistemi bu denli bize uygun hale getirmemizde çok etkili oldu. Pargesoft yönetici ve danışmanlarının tecrübesi, ürün bilgisi, yaklaşımı, ihtiyaçlarımızı doğru anlayıp hızlı çözüm üretmesi, gerçekleştirdiğimiz sürüm yükseltme ve gözden geçirme projesinin başarısında çok etkili oldu. Hem bütçe hem zaman olarak hedeflerimizin içinde kaldığımız gibi yüksek kullanıcı memnuniyeti de elde ettik.”

Kullanım Kolaylığı
Microsoft Dynamics NAV kullanıcı dostu bir yapıya sahip. Ayrıca diğer Microsoft ürünlerine alışkın olan kullanıcılara çok tanıdık gelen arabirimler sunuyor. Bu sayede bayilerde bilgisayar ve muhasebe bilgisi çok iyi olmayan kullanıcılar bile kısa bir eğitim sonrası sistem kolayca adapte olabildiler.
-----------------------------------------------------------------------------------------------

Çözüme Genel Bakış 

Müşteri Profili
Uluslararası bir enerji devi olan Total Grubuna bağlı olarak kurulan Total Oil Türkiye A.Ş., 1992 yılı itibariyle Türkiye’de Total ve Elf adı altında faaliyet gösteren şirketlerin 2002 yılında birleşmesinin ardından, Totalgaz'ı da bünyesine alarak, tek bir akaryakıt, madeni yağ ve LPG şirketi olarak faaliyet göstermektedir.

Ticari Durum
Türkiye çapında 20 lokasyonda hizmet veren 14 münhasır bayiye sahip olan Total , farklı muhasebe altyapılarına sahip bu bayileri standart bir yapıda birleştirmek ve merkezi yönetimin sağlayacağı avantajlardan yararlanmak istiyordu.

Çözüm
Esnek yapısı, kolay kullanım özellikleri, boyut bazında detaylı raporlama olanakları nedeniyle, bayi yönetim sistemi olarak Microsoft Dynamics NAV’ı seçen Total, tüm madeni yağ ve akaryakıt bayilerinde Microsoft Dynamics NAV kurulumunu gerçekleştirdi.

Yararlar
- Bayi ve son kullanıcı profili daha net ve hızlı görülmeye başlandı.
- Ana firma, bayiler ve son müşteri tek bir ekosistem içerisine alınarak operasyonel verimlilik sağlandı.
- Bayiler arasında aynı dil kullanılır hale geldi; ürün ve müşteri segmentasyonunun doğru yapılması sağlandı.
- Üst yönetimin stratejik kararlarını gerçek zamanlı raporlarla daha doğru alabilmeleri mümkün oldu.
- Kullanım kolaylığı ve hızlı uyarlama şansı ile kullanıcı memnuniyeti sağlandı.
 

Yazılımlar ve Hizmetler
- Microsoft Business Solutions–Navision
- Muhasebe
- Satın alma
- Lojistik
- Finans

Bürosit Microsoft Dynamics NAV’a güveniyor.

Değişen ekonominin iki önemli unsuru, müşteri isteklerine yanıt verebilme ve mümkün olan en düşük fiyatı verirken bile karlı olabilme, konusunda Bürosit Microsoft Dynamics NAV’a güveniyor.  
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Ürün gamını sürekli geliştiren, müşterilerinden gelen farklı isteklere her zaman olumlu yanıt vermek isteyen Bürosit, bilgi teknolojileri altyapısını değiştirme kararı aldığında Microsoft Dynamics NAV’ı yakından inceledi. Oluşturdukları uzun vadeli stratejiye esnek altyapısı, değişen iş süreçlerine kolay uyumu ve kullanıcı dostu ekranları ile birebir uyan Microsoft Dynamics NAV, ihalelere daha hızlı ve istenen fiyat politikası ile teklif verme, değişen müşteri isteklerine hızlı uyum sağlama, maliyetleri detaylı takip etme ve etkin fason takibi yapma da büyük avantajlar sağladı.

Ticari Durum
Önemli bir otomotiv yan sanayisi olan ERMETAL Otomotiv A.Ş. bünyesinde başlatılan ergonomik ofis koltukları ile ilgili ar-ge çalışmaları, 1986 yılında Ermetal Grubu’na bağlı BÜROSİT markasının ortaya çıkmasını sağladı. Pazarda yavaş yavaş yerini almaya başlayan Bürosit, 1994 yılında test laboratuarını kurdu ve pazarda önemli bir yeri olan GS sertifikasını aldı. Bu kuruluş aşamasından sonra hızla büyüyen ve güçlenen BÜROSİT, 1995'te 10.000 m2'lik bir alana kurulmuş olan yeni binasına taşındı. 1997'de ise, gelişimin ve gücün somut sonuçlarını elde etmeye başladı. Auditorium, sinema koltukları ve yurt dışı için casino koltuğu, bar taburesi alanlarında global oyuncu olmak üzere yatırım yapan Bürosit, metal masa ayakları, çeşitli metal komponenti, plastik ve sac kalıpları üretimi yanında, nikel-krom kaplama tesisi de kurarak üretim alanını sürekli genişletti. 2005'te robot sistemiyle tam otomatik çalışır hale getirilen tesislerde, Avrupa Birliği normlarına uygun olarak arıtma tesisi yatırımı yapıldı ve çevreye zarar vermeden çalışılması sağlandı.

Bürosit istikrarlı bir şekilde büyümesine devam ederken, yaklaşık 4000 aktif malzeme ve mamul kodu ile, 390’dan fazla tedarikçi ve 100 bayi ile ticari ilişki içine girildi. Ayda 12,000 adet koltuk üretimini yönetmek için günde ortalama 100 iş emri açılmaya başlandı. Üretimin %50’si ihraç edilmeye başlandı. Büyüyen sistem sonucunda ürün kodlarını ve stoklarını takip etmekte yaşanan sıkıntılar, ticari ilişkilerin kontrol ve yönetilmesini sağlamakta karşılaşılan güçlükler ve gelişen teknolojiye uyum sağlamada ortaya çıkan engeller nedeniyle bilgi teknolojileri alt yapısının yenilenmesine karar verildi.

Çözüm
2006 yılında bilgi teknoloji altyapısını yenileme çalışmaları başlatıldı. Mevcut sistemleri Ermetal Grubunun ağırlıklı olarak faaliyet gösterdiği otomotiv sektörüne çok uygun olmasına rağmen, Bürosit gibi müşterilerinin ihtiyaçlarına göre konfigüre edilebilen ve sipariş bazlı üretim yapılan bir sistem için çok kullanışlı değildi. Ayrıca gelişen teknoloji ile artan entegrasyon ihtiyacını karşılamada bazı zorluklar yaşanıyordu. Ürün hakkında destek almakta da zorlanmaya başlanınca arayış hızlandı. Ermetal Grubu Bilgi İşlem Müdürü Sn.Erkan Yaman 2006 yılında Microsoft tarafından düzenlenen bir toplantıda Microsoft Dynamics NAV ile tanıştığını belirterek “Toplantı sırasında ürünü çok beğendik. Özellikle siparişe dayalı üretim modülü hoşumuza gitti. Üst yönetim ile görüşerek, yeni sistem kurulumunu hızlandırma kararı aldık” diyor.

Yeni sistem seçimi yapılırken Bürosit kendi için en önemli kriterler olarak:.

• Siparişe dayalı üretim desteği
• Kullanımı kolaylığı
• Kullanıcıların sisteme hızlı uyumu
• Sistemin de iş süreçlerine kolay uyumu
• Yerel desteği
• Mevcut teknolojisi ve ilerleyen teknolojiyi takip etme yeteneği
• Kullanıcı ve üst yönetim raporlama araçları

belirledi. Bu kriterlere göre ürün seçimini yapan Bürosit alternatifler içinde Microsoft Dynamics NAV’ın kendileri için en uygun çözüm olduğuna karar vererek projeyi başlattı.Proje ile birlikte Bürosit’te satış, pazarlama, satınalma, üretim, muhasebe, teknik servis ve siparişe dayalı üretim süreçleri; Bürosit tarafından üretilen ürünlerin pazarlamasını yapan Mobsit firmasında muhasebe, satış, pazarlama; gruba kalıp, aparat ve fikstür üreten Mobmetal firmasında ise satış, satınalma, üretim, muhasebe ve proje modülü kurulumları tamamlandı.

Faydalar :

Hızlı ve Güvenilir Fiyat Teklifi
Artan rekabet sonrasında müşteriler çoğu zaman en düşük fiyatla her türlü taleplerini karşılayan tedarikçi bulma konusunda zorlanmıyorlar. Bürosit’te müşterilerin her türlü talebini göze alarak, en doğru maliyet tahmini yapıp, karlı kalmayı sürdürerek en düşük fiyat verme konusunda Microsoft Dynamics NAV’ın tüm yeteneklerini kullanıyor. Örneğin bazı müşteriler hem nakliye giderinin daha az olması hem de gümrük yasalarında sağlanan bazı avantajlar nedeniyle, koltukları demonte isteyebiliyor. Bu durumda demonte ürün ağacı yapısı ve yeni fiyat hesaplaması eskiden Excel dosyalarında yarım gün süren bir işlemken, artık tek tuş ile bu maliyetler alınıp, fiyat teklifi verilebiliyor. Sn.Yaman “Özellikle kamu ihalelerinde ve acil ihtiyaçlarda hızlı teklif hazırlamak ve telefonla konuşurken bile teklif verebilmek büyük avantaj.” diyor. Ayrıca Sn.Yaman “Kısa ve orta vadede kur ve işçilik maliyet tahminlerine göre tüm ürünlerin maliyetlerini rapor olarak alabiliyoruz. Eskiden 4-5 saat süren işlemler şimdi en fazla 15 dakika sürüyor” diyerek tüm ürünlere farklı bakış açılarından maliyet simülasyonlarının yapılabildiğini belirtiyor.


Doğru Maliyetlendirme, Gerçek Karlılık
Konfigürasyon yönetiminden sonra en önemli ihtiyaç olarak, anlık fiili maliyet bilgilerine istenildiği anda ulaşabilmek öne çıkmaktaydı. Sn.Yaman ihtiyacı şöyle özetliyor: “Proje bazlı teklif verebilmek bizim için çok önemli. Müşterilerimiz standart koltuğumuz üzerine, krom kaplı kolçak isteyebilir. Bu durumda önce üretim açısından olabilirliğini inceleyip, sonra da maliyetini hesaplayıp, fiyat teklifimizi hazırlamamız gerekiyor”. Eskiden bu maliyet hesaplamalarını Excel dosyalarında hesaplamaya çalışırken, artık anlık maliyetler sistemde bulunduğu için, bir siparişin maliyeti daha sisteme girilirken görülebiliyor. İstenirse maliyet hesaplamalarında kapanmış son ayın ortalamaları, en son yapılan satınalmanın güncel fiyatları, tahmin edilen EUR ya da USD kurları, gerçekleşen son fiili işçilik maliyeti ya da ileriye yönelik verilen bir tahmin ile, maliyetler farklı açılardan incelenebiliyor. Hatta karlılık konusunda çok endişe oluşursa, nakliye türü, kromoaj işçilik maliyeti, kanape işçilik maliyeti, kargo tipi, nakliye edilecek yer bilgileri girilerek daha detaylı maliyet simülasyonu yapılabiliyor. Simülasyon sonrası yarı mamul, işçilik, nakliye, fason maliyetleri ayrı renklerle ekrana getirilerek, pazarlık aşamasında alternatif teklifler ile hem müşteri hem Bürosit için en uygun anlaşmanın yapılması destekleniyor.

Kolay kullanım
Ekranların alışık olunan Microsoft uygulama ekranlarına ve mantığına uygun olması, kullanıcıların programa hızlı uyumunu sağlıyor. Eğitim ve uyum sürecini çok kısaltan bu özellik sayesinde, firma içi görev değişiklikleri sonrası eğitim ihtiyaçları minimuma iniyor. “Ayrıca ekranların kullanıcılar tarafından Excel sayfaları gibi kolaylıkla düzenlenebilmesi sonucu çoğu zaman raporlamaya bile ihtiyaç duyulmuyor. Kullanıcılarımız aynı anda ekrandan istenen sorguyu alabiliyorlar. Bu da bizim üzerimize düşen rapor yükünü ortadan kaldırdı” diyor Sn.Yaman.

Değişen İş Modelleri ve Organizasyon Yapılarına Kolay ve Hızlı Uyum
Bürosit genelde bayiler aracılığı ile son kullanıcıya ulaşıyor. Bayiler de artan rekabet nedeniyle müşterilerinden farklı talepler alıyorlar ve bu taleplerin karşılanabilmesi için Bürosit ile ortak çalışıyorlar. Örneğin Güney Afrika’da faaliyet gösteren bayi müşterilerine kumaş seçimi yaptırabilmek ve sonrasında yerel üreticiler kadar hızlı teslimat yapabilmek için, Bürosit’ten kumaş kaplamasız ürün satın alıp, kendisi istenen kumaş ile kaplama yapmaya karar vermiş. Böyle bir iş modeline ürün ağaçlarını, fiyatlama ve sipariş sistemini geçirmek çok kolay olmuş. Sonrasında bu yapı diğer bayilere de önerilmiş ve bayilere rekabetçi bir avantaj sunulmuş.

Bürosit şu anda satış ve pazarlama organizasyonunda değişikliklere gitmek üzere. Eskiden pazarlama ve satışa hiç karışmayan Bürosit’in satış ve pazarlama faaliyetlerinde bulunması planlanıyor. Sn.Yaman “Organizasyon yapısı ve iş süreçleri nasıl değişirse değişsin, Microsoft Dynamics NAV üzerinde bu değişiklikleri yapabileceğimizi biliyoruz. Eskiden üst yönetim, sistem açısından uygunluk hakkında bizden yorum beklerdi. Artık üst yönetim de bizden yorum almıyor. Çünkü herkes Microsoft Dynamics NAV’ın istediğimiz gibi çalışabileceğini biliyor” diyerek bu değişikliklere hızlı uyum sağlayacaklarından emin olduklarını belirtiyor.


İç Süreçlerinde Verimlilik
Microsoft Dynamics NAV sonrasında Bürosit’in kendi iç süreçlerinde de verimlilik sağlandı. Muhasebe prosedürleri azaldı. Detay bilgiler olabildiğince lojistik modüllerinde tutularak, muhasebe hesap sayısı ve süreçleri kısaltıldı.

Bunun yanı sıra ithalat ve ihracat süreçleri Microsoft Dynamics NAV üzerine alınarak, buralarda oluşan maliyetler doğru ürünlere yansıtıldı ve muhasebe departmanının çok vaktini alan bu işlemler otomatik hale getirildi.

Ayrıca madde, müşteri, tedarikçi ve muhasebe kayıtlarında tüm veri ve işlemlerin boyut mantığı ile sorgulanabilir olması, departmanların farklı ihtiyaçlar ortaya çıktığında raporlama için harcadıkları zamanı tasarruf etmelerini sağladı.

Fason Takibi
Bürosit’in özellikle metal ayak kaplamalarında yoğunlukla kullandığı fason tedarikçiler ile malzeme ve işçilik takibi yapması çok kolaylaştı. Eskiden fason faturaların ilgili ürünlere dağıtılması zor ve hataya çok açık olmasına rağmen Microsoft Dynamics NAV ile, fasona gönderilen ürünler, orada yapılan işçilikler, kesilen faturanın ilgili ürünlere dağıtılması ve son maliyet içinde izlenmesi mümkün hale geldi.

Dış Sistemlerle Kolay Entegrasyon
Teknolojinin gelişmesi ile birlikte firmalar, müşterileri, tedarikçileri ve destek hizmeti veren servis sağlayıcıları ile entegrasyon artmakta. Microsoft Dyanmics NAV ile birlikte, firma içinde kullanılmakta olan; koltukların izlenebilirliğini ve garanti süreçlerini takip eden barkod sistemi ile kolaylıkla entegrasyon sağlandı. Barkod sistemi ile tüm iş emirlerinin malzeme hareketleri ve garanti kayıtları tek bir barkod okuması ile gerçekleşebilmekte.

Aynı şekilde bankalardan tedarikçilere yapılan ödemelerde otomatik olarak Microsoft Dynamics NAV’a aktarılarak ilgili tedarikçi hesapları güncellenmekte. Bu tür otomasyonlar ile muhasebe departmanının yükü hafifletilerek, fazla mesai saatlerinde fark edilebilir düşüşler sağlandı.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

BAŞARI HİKAYESİ

Çözüme Genel Bakış
Müşteri Profili

Ticari Durum
1986 yılında kurulan Bürosit , istikrarlı bir şekilde büyümesine devam ederek, günümüzde yaklaşık 4000 aktif malzeme ve mamul kodu ile, 390’dan fazla tedarikçi ve 100 bayi ile ticari ilişki içine girildi. Ayda 12,000 adet koltuk üretimini yönetmek için günde ortalama 100 iş emri açılmaya başlandı. Üretimin %50’si ihraç edilmeye başlandı.

Çözüm
Yeni sistem seçimi yapılırken önemli kriterler olarak:.

• Siparişe dayalı üretim desteği
• Kullanımı kolaylığı
• Kullanıcıların sisteme hızlı uyumu
• Sistemin de iş süreçlerine kolay uyumu
• Yerel desteği
• Mevcut teknolojisi ve ilerleyen teknolojiyi takip etme yeteneği
• Kullanıcı ve üst yönetim raporlama araçlarını  
belirleyen Bürosit Microsoft Dynamics NAV’ın kendileri için en uygun çözüm olduğuna karar verdi.

İş Ortağı
Pargesoft

Yararlar
• Hızlı ve Güvenilir Fiyat Teklifi
• Doğru Maliyetlendirme Gerçek Karlılık
• Kolay kullanım
• Değişen İş Modellerive Organizasyon Yapılarına Kolay ve Hızlı Uyum
• İç Süreçlerde Verimlilik
• Fason Takibi
• Dış Sistemlerle Kolay Entegrasyon

Microsoft Dynamics NAV - MCT

MANAGEMENT CENTER TÜRKİYE (MCT)
MCT, Sektöründe Bir İlk Gerçekleştirdi ve Tüm Süreçlerini Microsoft Dynamics NAV'a Taşıdı

Avrupa'nın en büyük ve kapsamlı Yönetim Geliştirme Merkezi Management Centre Europe'un resmi temsilcisi olarak faaliyet gösteren ve aynı zamanda Ortadoğu ve Kuzey Afrika'daki dört MEMC (Middle East Management Centre) ofisinin de merkez ofisi konumunda olan Management Center Türkiye, tüm ülkelerdeki finansal operasyonlarını Microsoft Dynamics NAV ile yürütüyor. MCT, ayrıca tüm ülkelerin finansal performansını, Microsoft Dynamics NAV'ın çoklu şirket, konsolidasyon ve boyutlara göre analiz özellikleri ile tek tek ve konsolide olarak rahatlıkla izlenebilir hale geldi. Geliştirilen detaylı onay mekanizmaları ile üst yönetimin iş süreçleri üzerindeki kontrol yeteneği de güçlendirildi. Yakın bir gelecekte Microsoft Dynamics NAV'ın CRM modülünü de devreye almayı planlayan MCT, eğitimlerini de Share Point portal üzerinden müşterilerinin erişimine açmış bulunuyor. Böylece, eğitimlere katılacak isimler, kişi sayısı, programa hangi eğitmenin katılacağı, eğitimin konu başlıkları gibi bilgiler web üzerinden kolayca takip edilebiliyor.

Durum

1992 yılında İstanbul'da kurulan Management Centre Türkiye (MCT), Türk iş dünyasına yüksek standartlarda Yönetim Geliştirme ve Eğitim Hizmetleri sunuyor. Uluslararası bir kuruluş kimliğine sahip olan MCT, Avrupa'nın en büyük ve kapsamlı Yönetim Geliştirme Merkezi Management Centre Europe'un resmi temsilcisi olarak faaliyet gösteriyor. MCT'nin uzmanlık alanları, "Şirkete Özel Eğitim Danışmanlığı, Organizasyonel Gelişim ve İnsan Kaynakları Yönetim Danışmanlığı" hizmetlerini kapsıyor. Küresel iş dünyasının arkasında değil önünde giden bir iş yaşamını hedefleyen MCT, geniş hizmet yelpazesiyle Türkiye'nin en güçlü eğitim danışmanlığı kurumlarının başında geliyor. Kuruluş, hem Türkiye, hem de dünyanın önemli merkezlerinde uluslararası katılımla gerçekleştirilen Şirkete Özel Eğitim ve Danışmanlık Çözümleri ve Yönetici Konferansları sunuyor. MCT, aynı zamanda Ortadoğu ve Kuzey Afrika'daki dört MEMC (Middle East Management Centre) ofisinin merkez ofisi konumunda. Kuruluş, yılda 780 eğitim programı ve konferans düzenliyor ve bunlara toplam 18 bin yönetici katılıyor. MCT danışmanları Türkiye ağırlıklı olmak üzere Orta Doğu ve Türki Cumhuriyetleri'nde eğitim programları gerçekleştiriyor.
2007 yılında 15. yılını kutlayacak olan MCT, eğitim danışmanlığı sektöründe geçirdiği başarılı yılların getirdiği büyüme ile birlikte artık yerel paketlerin ya da yurtdışındaki merkezin önerdiği eklektik çözümlerin artık ihtiyaçlarına yanıt vermediğine karar verdi.
MCT Finans Direktörü Erhan Feridun, ihtiyaçlarının sadece muhasebe, finans gibi mali süreçleri değil tüm süreçleri yönetecek bir çözüm olduğunu vurguluyor; "Tüm süreçlerimizi yönetebileceğimiz bir ERP çözümü arayışına girdik. Söz konusu çözümün, bizim gibi orta ölçekli kuruluşlar için uygun bir ERP paketi olması gerekiyordu."

Çözüm

MCT, hizmet verdiği sektörün doğası gereği, sürekli öğrenmeye ve gelişime inanıyor. MCT Finans Direktörü Erhan Feridun, aynı bakış açısının kuruluşlardaki teknoloji altyapısı için de geçerli olduğunu ve özellikle ERP'ye geçişle birlikte girdikleri kapının ardında, bilgisayar teknolojilerinin uçsuz bucaksız olanaklarından faydalanarak yeni bir boyuta geçeceklerini fark ettiklerini belirtiyor; "Başlangıçta kuruluşlar, belli bir teknoloji yatırımı yapıp, örneğin bir ERP sistemine geçip, bu işin biteceğini düşünebilirler. Biz teknolojinin sonu olmadığını ve rekabette fark yaratmak için, kendimizi olduğu gibi teknolojik altyapımızı da sürekli geliştirmemiz gerektiğini biliyoruz. İncelediğimiz yazılımlar içinde Microsoft Dynamics NAV ile önümüzde yeni bir ufuk açıldı. Microsoft'un Microsoft Dynamics ürünleriyle ilgili yeni politikasını da açıklamasıyla birlikte, müşterilerimize çok daha iyi hizmet vereceğimizi, mevcut kaynaklarımızla çok daha verimli çalışabileceğimizi anladık. Bu altyapı gelecekle ilgili beklentilerimizde de bize çok yardımcı olacak."

Erhan Feridun, Microsoft Dynamics NAV ile birlikte Share Point Portal kurarak, bilgi tabanlarını müşterileriyle paylaşacakları bir hale dönüştürmeyi planladıklarını açıklıyor. Müşteriler, web tabanlı bir alt yapı üzerinden aradıkları bilgileri bulabilecekleri bir ortama kavuşarak, eğitim içeriklerini, almış oldukları eğitimleri portal üzerinden görebilecekler.

MCT Finans Direktörü Erhan Feridun, Microsoft Dynamics NAV ile gelecekleri bir sonraki aşamanın, Microsoft Enterprise Reporting aracıyla online raporlar alabilmeleri olduğunu söylüyor. MCT'nin Microsoft Dynamics NAV ile amacı, 2007 Microsoft Office sisteminin ve raporlama araçlarının bu sistemle entegre olduğu, kurum içi kullanıcıların, uluslararası ortakların online bağlanabildiği, Share Point portal tarafından desteklenen bir altyapının ilk adımını atmaktı. Erhan Feridun, bu nedenle Microsoft ile uzun soluklu bir işbirliği hedeflendiğini vurguluyor; "Bu öyle bir başlangıç ki şu anda hedeflediklerimizin ardından yapabileceklerimiz hayallerimizle sınırlı. MCT, ilerlediği yolda Microsoft'u birlikte yürüyebileceği bir iş ortağı olarak görüyor."

Neden Microsoft Dynamics NAV çözümü?
Erhan Feridun, Microsoft Dynamics NAV'ın. sunduğu esneklik, kendi ihtiyaçlarına göre uyarlanabilirliği, güncellenebilirliği açısından rakipsiz olduğunu belirtiyor. Modüler yapısının dışında parça parça alınabilmesi ve kolaylıkla özelleştirilebilmesi, ERP paketi olarak Microsoft Dynamics NAV'ı tercih etmelerinde önemli olmuş.

Microsoft, birlikte çalışabilecekleri çözüm ortağı konusunda da MCT'ye yardımcı oldu. Microsoft çözüm ortağı PargeSoft'la yapılan bir dizi toplantının ardından, iki kuruluşun aynı dili konuşmaları, MCT'nin beklentilerinin doğru olarak anlaşılması ve neler yapılacağının açıkça ortaya konulmasını kolaylaştırdı. Birkaç aylık bir süreçten sonra proje hayata geçirilebilir bir hale geldi. Artık yeni aşamalar vardı, çünkü MCT'nin beklentileri de bu süreçte yeniden şekillendi. Erhan Feridun; "Biz yeni beklentilere, yeni isteklere, yeni ufuklara doğru hevesli bir şekilde, tekrar PargeSoft'un kapısını çaldık. Bazı şeyleri tekrar düzenledikten sonra etkisi atılan bir taşın dalgaları gibi genişleyecek bir başka projemizi hayata geçirmek üzere çalışmaya başladık," diyor.
Bu aşamada, Microsoft Dynamics NAV'ın proje modülünü tamamen PargeSoft'un yazmış olduğu bir seminer modülüyle ve bir web tabanlı kullanıcı arabirimiyle çalıştırmak üzereler.
Erhan Feridun, eğitim içeriklerinin tamamen şirketlere özel olduğuna, açık programlar hazırlamadıklarına dikkat çekiyor. İlk 20'deki kuruluşların 18 tanesi MCT müşterisi ve bu kuruluşlara doğrudan hizmet veriliyor. Eğitimler belirlendikten sonra, eğitime katılacak kişilerin isimleri gibi bilgiler, söz konusu web tabanlı kullanıcı arabirimi üzerinden ve şirketler tarafından giriliyor. Eğitimlerle ilgili son durum, örneğin eğitime kimlerin katılacağı, eğitimin yeri, kaç kişi katılacağı, eğitmenin adı, eğitimin içeriği, konu başlıları gibi bilgiler her seferinde online olarak görülebiliyor. İstenirse, bir evvelki eğitimle ilgili küçük video görüntüleri de bu bölüme eklenebiliyor. Sonuç olarak teknolojinin bütün olanaklarını bu bölümde değerlendirmek mümkün olacak.

Yararlar
MCT, bir eğitim şirketi olmasının yanı sıra, danışmanlık fonksiyonlarıyla da öne çıkıyor. Dolayısıyla proje maliyetleri, MCT için çok önemli. Erhan Feridun, Microsoft Dynamics NAV ile danışmanlarının projelerdeki maliyetlerini takip edebilmenin, finansal kararlar almada çok değerli olduğunu belirtiyor; "Bir projenin maliyetini etkileyen unsurlar bizim için çok önemli. Microsoft Dynamics NAV, bize projenin net karlılığını gösteriyor. Biz de buna göre projeye nasıl devam etmeliyiz konusunda çok daha doğru kararlar alabiliyoruz. Bunun dışında bizim en önemli varlığımız insan ve insan kaynağımızı yönetmek, insan kaynağımızdan en doğru yerde ve zamanda faydalanmak konusunda artık içimiz çok rahat."

Erhan Feridun, ileride Microsoft Dynamics NAV'ın CRM modülünü de hayata geçirmeyi planladıklarını, bununla birlikte müşteri memnuniyeti açısından da önemli faydalar elde etmeyi beklediklerini söylüyor; "CRM modülünü de hayata geçirdikten sonra aslında asıl resmi tamamlamış olacağız. Müşteri ilişkilerini bir kenara koyarsak, son iki yılda elde ettiğimiz faydalar arasında, bulunduğumuz yeri net olarak görebilme gücünü elde ettiğimizi söyleyebilirim. Microsoft Dynamics NAV, büyüyen her şirkette olabilecek sıkıntıları gidermek için bir numaralı araç ve finansal durumumuzu görmemizde çok yardımcı oluyor. Ayrıca, raporlamada da ciddi faydalar elde ettik. Bizim gibi uluslararası anlamda birkaç şirketi ve iş birimini konsolide eden kuruluşlar için Microsoft Dynamics NAV, biçilmiş kaftan. Bu iş için, kendi içerisinde ek bir konsolidasyon paketi bulunuyor. Bunların dışında, Microsoft Dynamics NAV'ın arkasında Microsoft gibi uluslararası bir teknoloji devinin olması çok önemli. Bize bağlı olan yurtdışı ofislerinde kolaylıkla kullanıma geçirebilme imkanımız olması büyük avantaj sağlıyor."
Microsoft Dynamics NAV'a geçiş, MCT'ye geçmişle karşılaştırılamayacak kadar kaynak tasarrufu sağladı. Zaman, finans ve insan kaynaklarının optimum yönetimi, doğrudan maliyetlerle ilişkili olduğu için, karlılığa etkisi büyük ve rekabette önemli bir fark yaratıyor.

Müşteri Memnuniyeti

Erhan Feridun, Microsoft ve PargeSoft ile çalışmaktan büyük memnuniyet duyduklarını, her iki kuruluşla da ilişkilerini, uzun soluklu iş ortaklığı olarak değerlendirdiklerini belirtiyor; "Microsoft, sancılı dönemimizde bize gerçekten yardımcı oldu. İnsanlarla iş yapan bir kuruluş olarak, bizim için insan ilişkileri her şeyden önemlidir. Bu anlayışı, gerek Microsoft gerekse PargeSoft uzmanlarında da görmek bizi güvende hissettirdi. Bütün samimiyetleriyle, hayatımızı kolaylaştırmak için yardımcı oldular. Geleceğe yönelik projelerimiz için de onlarla yola devam etmek üzere çalışmalara başlamış bulunuyoruz. Micrososft Dynamics NAV projesini uzun soluklu bir işbirliğinin başlangıcı olarak görüyoruz."

Müşteri Profili 
Uluslararası bir kuruluş kimliğine sahip olan MCT, Avrupa'nın en büyük ve kapsamlı Yönetim Geliştirme Merkezi Management Centre Europe'un resmi temsilcisi olarak faaliyet gösteriyor ve aynı zamanda Ortadoğu ve Kuzey Afrika'daki dört MEMC (Middle East Management Centre) ofisinin de merkez ofisi konumunda.

Ticari Durum
Uluslararası denetime açık konsolide bir bilanço ile çalışması gereken MCT, tüm süreçlerini ve farklı ülkelerdeki tüm eğitim projelerini etkin bir şekilde yönetebileceği bir ERP çözümüne ihtiyaç duyuyordu.

Çözüm
Şirket, yaptığı araştırmanın sonucunda, yerel ve uluslararası faaliyetlerine en uygun çözüm olarak Microsoft Dynamics NAV'ı kullanmaya karar verdi.

Faydalar
Microsoft Dynamics NAV, MCT'nin projelerinin daha kolay yönetilebilir hale getirilmesini sağladı. Şirket böylece proje tahminleri ile gerçekleşen hedefleri karşılaştırarak, hedeflerden sapma durumunda proaktif önlemler alabiliyor.

Microsoft Dynamics NAV'ın çok boyutlu analiz olanakları, şirketin farklı eğitim programlarında ve danışmanlık hizmetlerinde giderlerini ve karlılığını gerçek zamanlı olarak takip edebilmesine izin verdi. Şirket böylece maliyetlerini etkin şekilde kontrol ederek, karlılığını artırabiliyor.
Microsoft Dynamics NAV'ın uluslararası standartlara uygunluğu sayesinde konsolide bir bilanço yapabilecek duruma geldi.
------------------------------------------------------------------------------------------------

"Bir projenin maliyetini etkileyen unsurlar bizim için çok önemli. Microsoft Dynamics NAV, bize projenin net karlılığını gösteriyor. Biz de buna göre projeye nasıl devam etmeliyiz konusunda çok daha doğru kararlar alabiliyoruz."

Erhan Feridun
Management Center Türkiye
FİNANS KOORDİNATÖRÜ