Microsoft Dynamics CRM Başarı Hikayesi – Arena Bilgisayar

Arena Bilgisayar, Dynamics CRM ile Bayilerinin Cirolarını Artırıyor

---

Teknoloji ürünlerinin dağıtımı alanında Türkiye'nin lider firmalardan Arena Bilgisayar, elektronik iş modelleriyle, iş ortaklarının ve bayilerinin müşterilerine daha iyi hizmet vermesini, müşteri memnuniyetini ve karlılıklarını artırmasını hedefliyor. Arena, bu amaçla kullandığı ve Web üzerinden bayilerine açtığı veritabanını bir CRM çözümü ile entegre etmek istiyordu. Microsoft Dynamics CRM'i seçen şirket, ilk etapta 30 bayisinde sistemi kullanıma geçirmeyi planlıyor.

---

Durum 
Arena Bilgisayar A.Ş., teknoloji ürünlerinin tüketiciye ulaştırılması için satış, pazarlama ve lojistik hizmetleri sunan, bu alanda Türkiye'de lider olan dağıtım şirketlerinden biri. 250'den fazla dünya markasının ürünlerini Türkiye'nin her yanındaki 6 bini aşkın bayisi aracılığıyla tüketiciye ulaştıran Arena, 1991 yılından beri faaliyet gösteriyor. Merkezi İstanbul'da olan şirketin 260 çalışanı bulunuyor. 2005 yılında 352 milyon dolar satış geliri elde eden Arena'nın hisseleri 2000'den beri IMKB'de işlem görüyor.

Arena, teknoloji ürünlerinin dağıtımında elektronik iş modellerini sunuyor. Bunlardan biri olan Pencere.com Web sitesi, 6000'i aşkın Arena bayisinin tüm bilgi, ürün, lojistik ve ticari ihtiyaçlarını 7x24 gerçek zamanlı olarak sağlıyor. Aynı zamanda çok sayıda müşteri temsilcisi ile çalışan Arena, bayilerine istedikleri ürünlerle ilgili her gün onlarca teklif geçiyor. Arena'nın bayileri kendi içlerinde çeşitli ticari programlar kullanırken, Arena iş ortaklarına verdiği tekliflerin durumunu tam anlamıyla takip edemediğini ve bu alanda, iş ortaklarının eksiğini tamamlayacak bir CRM çözümü ihtiyacı olduğunu gözledi. Şirketin Kurumsal Kanal Satış Müdürü Günhan Yüksel şöyle diyor: "Bana bağlı müşteri temsilcileri her gün verdikleri onlarca teklifin durumunu yeteri kadar iyi takip edemezken, aslında eksikliğin iş ortaklarımızda da olabileceğini düşündük. İş ortaklarımız kendi satış ekiplerinin tekliflerini ve müşterilerinin durumlarını takip edemiyorlardı. İş ortaklarımız, çalıştığımız üretici markaların ürünlerini, stok durumlarını, siparişlerini Pencere.com'da görebiliyorlar, ancak Pencere.com'a tek tek sipariş numaralarıyla girip kendi ürünlerinin ne pozisyonda olduğunu görmeleri gerekiyor. Bayi tarafında birkaç ihtiyaç vardı: Birçok bayi belirli bir anda elemanlarının kaç teklif verdiğini, elemanlarının verdikleri tekliflerdeki hedeflerini ve gerçekleşen hedefleri göremiyordu."

Arena bayilerin bir CRM ihtiyacı olmakla birlikte, her biri farklı farklı ticari programlar kullanıyorlardı ve CRM'i kullanabilmek için ticari programlarıyla CRM'i konuşturabilmeleri, stok kodu, ürün açıklaması, fiyat gibi bilgileri ticari programdan almaları gerekiyordu. Arena, her bayinin ayrı ayrı zaman ve para harcayarak kendi kullandıkları ticari programlarla ilgili bir geliştirmeye gitmesi yerine, tüm teklifleri bir ticari koda bağlayıp, ürün kodu, ürün açıklaması gibi verileri Pencere.com'a, ticari program yerine XML ile verecek bir CRM uygulaması entegrasyonu oluşturmayı planlıyordu.

Çözüm
Arena 2003 yılında bir CRM araştırmasına giderken, ürünlerini dağıttığı Microsoft ile de temasa geçti. O zamanki adıyla Microsoft Business Solutions CRM 1.2 sürümünü inceleyen şirket, Microsoft danışmanlarıyla yaptığı değerlendirmeler sonucunda, bu çözümün ihtiyaçlarına cevap vereceğini gözledi. Günhan Yüksel şöyle diyor: "Microsoft Dynamics CRM'i esnekliği, uyumluluğu, özelleştirilebilirliği ve hedeflerimize uygun standartları sağlaması nedeniyle tercih ettik. Microsoft iş çözümlerinin Microsoft Dynamics adı altında yeniden yapılanıp Microsoft Dynamics CRM 3.0 Türkçe sürümünün çıkmasıyla birlikte, 2006'nın ilk yarısında projeyi geliştirme kararı aldık."

Arena Bilgisayar, Pencere.com'daki ürün verilerini XML ile Microsoft Dynamics CRM içine aktarmak için çalışmaları başlattı.ve Microsoft .NET 3.0 teknolojileriyle birlikte Microsoft Dynamics CRM'in kendi özelleştirilebilir yapısını kullanarak, sistemi bir bayinin kendi içinde kullanabileceği hale getirdi.

Yapılan entegrasyon ile, ürün bilgileri, Arena'nın veritabanı sisteminden bayi tarafında kullanılan CRM sistemine dinamik ve çevrimiçi olarak geçiyor. Aynı şekilde stoklar, fiyatlar ve bayiye verilen özel fiyatlar da aktarılıyor. Kullanıcı istediğinde, CRM sistemi Arena tarafına bağlanarak anlık olarak kullanıcıya ürün stoklarını ve anlık fiyatları bildirebiliyor. Sistem geceleri Arena'ya bağlanarak bayi tarafında Arena ürün ağacını ve ürün verilerini güncelliyor; böylece bayilerde sistemin çevrimdışı çalışması mümkün oluyor.

Günhan Yüksel sistemin işleyişini şöyle anlatıyor: "Geliştirilen sistemle kategorisel ürün yönetimi sağlanırken, ürün ağaçları, resimli veya resimsiz ürün bilgileri ve ürün fiyatları sistemin kendisi tarafından güncelleniyor. Bayiler seçtikleri ürünleri tek tuş ile teklif ve siparişe taşıyabiliyorlar. Hazırlanan teklifler otomatik olarak siparişe aktarıldıktan sonra, yine tek bir tuşla bu sipariş Arena'ya geçilebiliyor. Bayiler Arena'ya geçtikleri siparişlerin durumunu anlık olarak takip edebildikleri gibi, ürün Arena'dan çıktıysa bu sefer ürünü kargodan takip edebiliyor. Arızalı ürünler bayi tarafından Arena'ya gönderdiğinde, ürün Arena'nın sistemine girer girmez Microsoft CRM uygulamasında otomatik olarak Yeni Çağrı açılıp çağrının durumu sürekli güncelleniyor."

Çözümün Yönetim Ekranı şirketle ilgili her türlü satış ve alımların genel durumları hakkında bilgi veriyor ve satış cirolarını tarih aralığı bazında inceleme olanağı sunuyor. Bu uygulamada, bayiler satış personellerinin performansını da, en iyi 10 müşterileri, yaptıkları satışların detayları, yıllık satış grafikleri ve yıllık satış rakamları ile birlikte takip edebiliyorlar.

Bayilerdeki satış personeli ise günlük ve aylık satışlar, kota bilgileri, siparişler, teklif takibi, ürün teslimatları, stok ve prim ekranları ile ihtiyaçları olan bilgileri kolayca takip edebiliyorlar. Hazırlanan Teklifler tek bir tuş yardımıyla yazıcıya gönderilebiliyor veya şirketin tercih ettiği formata bağlı olarak Excel, HTML veya PDF olarak hazırlanabiliyor.

Geliştirilen sistemde, hazırlanan siparişlerdeki ürünler gerekirse stoktan,ticari program entegrasyonu varsa gerekirse tedarikçiden temin edilebiliyor ve ürün karlılığı sipariş girilirken belirlenebiliyor. Tamamlanan sipariş tek bir tuş yardımıyla bayinin ticari programına aktarılıyor ve burada fatura kesilmeye hazır hale getiriliyor. Teslimata çıkan ürünler lojistik personeli tarafından PDA cihazları yardımıyla firmalara imzayla teslim ediliyor ve teslimat bilgisi satış personeline online olarak iletiliyor. Firma tarafından kargo ile gönderilen ürünler ayrıca kargo firmasının sistemi içinden de takip edilebiliyor. Teslimata çıkan lojistik personeli satış ve servis personeli tarafından online olarak (GPRS sistemiyle) harita üzerinden izlenebiliyor. Sistem ayrıca müşteri memnuniyetini en üst seviyede tutmak için, her servis isteğinden sonra müşterinin bir değerlendirme yapmasına olanak tanıyor.

Bayiler Microsoft Dynamics CRM'i kendi içlerinde bir ticari programla entegre kullanmayacaklarsa, Arena Bilgisayar Microsoft Dynamics CRM'i bu bayide ücretsiz olarak yüklüyor, sadece kurulum ücreti olarak 150 usd alınıyor, yazılım gelıstırme -arena entegrasyonu için ücret alınmıyor Bayinin kendi kullandığı ticari programla bir entegrasyon gerekiyorsa, belirli bir ücret karşılığı bu entegrasyon gerçekleştiriliyor. Arena Bilgisayar satış personelinin müşterilerle yoğun Windows Live Messenger trafiğini de göz önüne alarak Microsoft CRM ile Windows Live Messenger entegrasyonunu gerçekleştirmeye de karar verdi. Microsoft CRM kullanıcılarının, Windows Live Messenger ile müşteri firmada iletişime geçtiği kişi ile yapılan mesajlaşmalar ve sohbet konuşmaları CRM tarafında bu kişinin dosyasına otomatik olarak kaydediliyor. Böylece Microsoft Dynamics CRM entegrasyonu aynı zamanda bir çağrı merkezi gibi fonksiyon da görebiliyor. Arena Bilgisayar bu projeyi 4 ay gibi kısa bir sürede hayata geçirerek kendi içinde kullanmaya başladı. Ardından Arena'nın 5 ortağında deneme amaçlı kullanıma geçildi. Arena, Ocak 2007'de projeyi tüm dağıtım kanalına tanıtarak 30 iş ortağında hayata geçirmeyi planlarken, şirketin nihai hedefi bu sistemi 300 iş ortağında hayata geçirmek.

Yararlar
Performans Takibi
Arena bayileri, Microsoft Dynamics CRM'i kendi içlerinde uyguladıklarında, satış performanslarını çevrimiçi olarak görebiliyorlar. Günhan Yüksel, "Bayiler satış personellerinin performansını- en iyi 10 müşterileri, yaptıkları satışların detayları, aylık ve yıllık satış grafikleri ve satış rakamları ile birlikte-takip edebiliyorlar" diyor. "Bu sistem, bayilerin her bir satış personeli için hedefler ve kotalar belirleyip, her birinin nasıl bir performans gösterdiğini, kendileri için hedeflenen kotalara ulaşıp ulaşmadıklarını izlemelerine olanak tanıyor" diyor. Ayrıca Arena Bilgisayar'ın Microsoft Dynamics CRM'e eklediği, parmak izi okuyabilen bir personel takip sistemi, bayilerin bütün çalışanlarının işe geliş gidiş saatlerini takip etmesine de olanak tanıyor.

Artan Karlılık
Microsoft CRM, bayilerin bayilerdeki Müşteri Temsilcilerinin ( bayilerın değil ) hedeflere ulaşıp ulaşılmadığını takip etmesini sağlarken, bu hedeflere ulaşmak için hangi ürünlerin satılması gerektiğini de raporlayabiliyor. Günhan Yüksel bu konuyu şöyle örnekliyor: "Bayideki müşteri temsilcisinin hedefi 1000 USD ve diyelim ki o anda 80 USD’ye ulaşmış durumda. Hem ciro hedefini, hem de karlılık hedefini yapabileceği karlı ürünleri sistemden görüp, o ürünlere yönlendirme yapabiliyor. Bayiler tekliflerinde kendi maliyetleri ile son kullanıcı fiyatı arasındaki farkı, yani verdikleri her teklifteki karlılıkları kalem kalem görebiliyor. Böylece çeşitli fiyat listeleri hazırlayıp istiyorlarsa hedefledikleri karlılık oranına göre fiyatları değiştirebiliyorlar."

Müşteri Memnuniyeti
Teknoloji ürünlerinin satış ve dağıtımı işinde, bayiler teklif takibi, lojistik takip, arızalı ürün takibi gibi operasyonel işlemlerden dolayı çok zaman kaybediyorlar. Arena'nın Microsoft Dynamics CRM ile gerçekleştirdiği entegrasyon çalışması, tüm bu yükleri Arena'nın müşterilerinin üzerinden alarak müşteri memnuniyetini artırıyor. Bayilerin tekliflerini, personel verimliliklerini, siparişlerinin detaylarını, arıza ürünleri ve kargo durumunu rahatça takip edebildiği bu sistem, bayilerin Arena'yı daha çok tercih etmesine yardımcı oluyor. Günhan Yüksel şöyle diyor: "Bu sistemle, müşteri yönetimi, sipariş takibi, lojistik takip, arıza takibi hizmetlerini bayilere sunarak, bayinin üzerinden büyük bir yükü alıyoruz. Bunun sonucunda bayilerimizin bizimle daha çok çalışacaklarını düşünüyoruz hem bayilerimiz hem bizlerin yüzü müşteriye dönük olmalı ,operasyon ile zaman kaybetmek yerine bu zamanı müşterilerimizdeki iş fırsatlarına ayırmalıyız."

Faydalar
- Arena'nın bayileri kullanmaya alışık oldukları Pencere.com'un rahatlığıyla tekliflerini takip edebilir hale geldi.
- Bayiler satış personellerinin performansını, müşteri bazında cirolarını ve karlılıklarını takip ve kontrol edebilir hale geldi.
- Microsoft Dynamics CRM, bayilerin daha yüksek karlılıkla çalışmalarını ve cirolarını artırmalarına da yardımcı oluyor.
- Distribütörler ve teknik servis firmalarıyla yapılan entegrasyonlarla, bayiler kargo durumlarını ve arızalı ürün durumlarını da kolayca takip edebiliyor.
- Operasyonel yüklerin bayinin üzerinden alınması sonucunda
- Arena, bayilerinin kendileriyle daha çok çalışacağını ve cirolarını artıracağını tahmin ediyor.

www.pargesoft.com Microsoft Dynamics AX CRM NAV İş Ortağı

Neden CRM? (www.ntvmsnbc.com)

Müşteri neden önemli?         Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM:Customer Relationship Management), dünyada olduğu gibi Türkiye’de de son zamanlarda iş çevrelerinde sıkça gündeme gelen bir kavram olarak her sektörden profesyonellerin ilgisini çekmeye devam ediyor. Tüm ticari faaliyetlerin insanlık tarihinin başından beri değişmeyen tek unsuru “müşteri” olduğuna göre bu geniş ilgi şaşırtıcı olmasa gerek.

       Günümüzde ulusal sınırların aşılıp dünyanın tek bir pazar olma yönünde ilerlemesi müşterilerin önündeki seçeneklerin sayısını arttırırken beklentilerin arasındaki farkları da azaltmaktadır. Diğer bir deyişle fiyat da ,kalite de artık pazarın, dolayısıyla müşterilerin belirlediği unsurlar olmaktadır. Bu durumda işletmelerin sürekliliği müşterilerin sürekliliğiyle yakından ilgili olmakta; müşteri odaklı yönetim metodlarına geçemeyen firmaları, pazar kayıpları beklemektedir.

Ne teknoloji, ne metod!    Bugün “CRM nedir?” sorusuna onlarca farklı yanıt vermek mümkün görünmekte. Bu yanıtların bir kısmı teknolojiye vurgu yaparken diğer bir kısmı metodlara vurgu yapabilmektedir. Aslında çeşitli bakış açılarına ve gereksinimlere göre bu yanıtların hepsi doğru olarak kabul edilebilir. CRM temelde şirket düzeyinde bir yönetim paradigması değişimi olarak nitelendirilebilir. Teknoloji ise daha ziyade bu paradigma değişimine imkan veren zemini sağlamaktadır. Gereken paradigma değişimi satış gelirlerinin arttırılması yanında karlılık, pazar payı ve müşteri tatmini gibi diğer kavramlara da eğilmeli, tüm iş süreçleri müşteriyle ilişkilendirilmelidir. Müşteri bilgisini yönetemeyen işletmelerin gelir yaratma kabiliyeti de mutlaka sınırlı kalacaktır.

Müşteri temas noktaları ve planlama Müşteri sürekliliğini hedefleyecek şekilde müşteri tatmininin sağlanması için satış öncesi, satış ve satış sonrasını içeren toplam müşteri deneyiminin işletme tarafından takip edilebilir olması en kritik başarı faktörlerinden biri olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunu başarmak müşteri temas noktaları ve çeşitliliğinin arttığı günümüzde etkin bir CRM uygulamasından geçmektedir.

       Etkin bir CRM yapısı işlevsel açıdan incelendiğinde iki ana platformdan söz etmek mümkün görünmektedir; müşteri temas noktalarını yer aldığı etkileşim platformu ve yönetim kararlarının verildiği bilgi platformu.

       Müşteri bilgi platformu işletmeye yön verecek bir planlama ve yönetim platformudur. Kampanya yönetimi, müşteri geri dönüş analizi ve müşteri modelleme gibi müşteri süreçleri ile ilgili unsurları içerebilir. (Müşteri Seçimi, Müşteri Edinme, Müşteri Bağlılığı,Müşteri Derinleştirme). Müşteri etkileşim platformu satış, çağrı merkezi hizmetleri, internet üzerinden verilen tüm tanıtım, satış ve satış sonrası süreçleri kapsar. Başarılı bir CRM sistemi her iki platformun bütünsel olarak çalışması ile mümkün olur.

Nereden başlamalı?  İşletmeler, CRM yapılanmasına gitmeden önce kendi CRM tariflerini şekillendirme yolunda adım atmalıdırlar. CRM birçok iş sürecini etkileyeceği için durum tespitinin yapılması ve gidilecek yönün belirlenmesi oldukça önemlidir. Bu ön çalışmada pazar durumu, satış ve lojistik, müşteri yapısı, ürün ve hizmetler, satış sonrası hizmetler, insan kaynakları ,organizasyon dikkate alınacak önemli hususlardır.

       Örneğin pazar durumu ele alındığında gıda sektöründe faaliyet gösteren bir firmanın CRM tarifi ve stratejisi, dayanıklı tüketim malı üreten ve satışını gerçekleştiren bir firmadan farklı olabilmektedir. Gıda sektöründe çalışan firma, faaliyet müşteri seçimi ve edinme süreçlerine ağırlık verirken, dayanıklı tüketim malı üreten bir firma müşteriyi korumaya yönelik etkinlikler üzerinde yoğunlaşabilir.

       Satış ve lojistik diğer bir deyişle müşteriye erişim kanallarının yapısı (doğrudan, yetkili satıcı örgütü) müşteri edinme süreci açısından önem kazanır. Satış otomasyonu, potansiyel müşteri takibi, satış örgütünün yönetimi gibi unsurlar dikkate alınmalıdır.

       Satış sonrası hizmetler, kazanılan müşterinin sürekliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Çağrı merkezi hizmetleri (bilgi ve danışma hattı), şikayet yönetimi gibi unsurları içerir. Müşteri isteklerinin iş süreçleri ile bütünleşip özellikle bir toplam kalite sistemine dönüşmesi başarının sürekliliği açısından önemlidir.

       Ürün ve hizmetlerin müşterilerin özel ihtiyaçlarına göre şekillendirilmiş olması, müşteri edinme sürecine katkıda bulunabilir. Müşterinin stratejik değerine özgü değişik uygulamalara gidilebilir. Örneğin mevcut müşteri veri tabanında farklı özellikler taşıyan müşteriler gruplandırılarak, özel ürün ve hizmetler yeniden şekillendirilebilir.

       İşletmenin CRM vizyonunu belirleyecek diğer önemli bir faktör de müşteri yapısıdır. Tüketici (B-to-C), kurumsal (B-to-B) veya karma müşteri portföyüne sahip olan firmalar müşterinin riskini taşımaktadır. Bunun sebebi ise, bireysel müşteri pazardan etkilenirken, kurumsal müşteriler ise sektörel gelişmelerden etkilenebilmektedir.

       Daha önce de belirttiğimiz gibi CRM, yönetim paradigmasında bir değişim anlamına geldiği için insan kaynakları ve organizasyon en kritik başarı faktörünü oluşturmaktadır. Başarı ancak gereken insan kaynağının misyonu benimsemesi ve hayata geçirmesi ile mümkün olabilir.

20 Mart 2003 tarihli NTVMSNBC web sitesindenki Ekonomi sayfasından alıntıdır

http://www.pargesoft.com/ Microsoft Dynamics CRM Çözüm Ortağı

Microsoft Dynamics CRM for Government

 CRM for Government

State and local government and federal agencies can serve citizens and businesses more effectively with Microsoft Dynamics CRM services for government. Your organization can:

- Deliver timely, high-quality service that focuses on citizens’ needs. - Automate processes to improve efficiency and reduce costs. - Use technology to support collaboration and decision making across departments and agencies. - Rapidly deliver e-government, citizen service, and other government applications with the xRM framework

Business Intelligence

With access to real-time information and analysis, government agencies or organizations can use CRM tools to identify trends, evaluate citizen interactions with departments and agencies, and create strategies to enhance service and—at the same time—reduce costs.

- Capture and track data to respond quickly to changing constituent needs and legislative requirements. - Perform critical trend analysis based on real-time information. - Give administrators a real-time graphical view of organizational performance—from their desktops or mobile devices—with the ability to drill deeply into details.

Case Management

Social service agencies and related organizations are faced with growing caseloads and shrinking budgets. Microsoft Dynamics CRM case management tools help your agency increase its efficiency and reduce costs with streamlined processes and greater access to your critical data—all in one place.

- Centralized client records to remove the barriers to cross-agency collaboration. - Use automatic workflows to increase employee effectiveness. - Easily schedule follow-up appointments and use alerts for proactive notification. - Provide mobile access to constituent and case information, so workers in the field can be more productive.

Contact Center/311

Improve citizens’ ability to contact your agency—and your agency’s response time—with the Microsoft Dynamics CRM Contact Center/311 solution for call center, routing, and CRM integration. The faster your response, the greater value your agency can deliver to the communities you serve.

-Use electronic tools, such as interactive voice response (IVR) in combination with contact-center agents to speed issue resolution of phone inquiries. - Give knowledge workers the ability to work within Microsoft Office Outlook to review prior contacts and update records when responding to e-mail requests. -  Take advantage of a reporting dashboard to sort and report incidents by contact type (Web, phone, or e-mail) or by case type, case severity, or other key data to help ensure timely service.

Constituent Management

Managing your constituents’ interactions with your organization is critical to your effectiveness. Because Microsoft Dynamics CRM looks and acts like an extension of Microsoft Office Outlook, your employees will find it easy to use, so they can respond quickly to citizen needs.

- Provide highly secure, role-based access to constituent data. - Give employees relevant constituent information from one, centralized location. - Track constituent inquiries and requests, regardless of channel. - Target key messages to specific audiences and within specific geographic areas. - Automate workflows to improve service. - Get powerful analysis and reporting tools to simplify the identification of needs and problems and proactively address them.

Field Inspection

Microsoft Dynamics CRM helps personnel work from almost anywhere with highly secure access to constituent data and case management capabilities. They can gather site information, including photography, and resolve issues quickly with a history of an individual’s agency interactions.

- Give field personnel the ability to track applications, licensing, permits, and other relevant data from remote sites. - Collect, compile, and organize data from the field or remote offices and then synchronize it with other organizational software. - Automate code enforcement at various levels of government. - Integrate with geographic information systems such as Microsoft Virtual Earth and ESRI to display case information on maps.

Funds Management

Federal, state, and local agencies and educational institutions can simplify funds management—from acquisition to expenditure—with the Microsoft Stimulus360 solution. By manipulating data from various sources in a highly secure environment, it’s easier to analyze the results of funded programs.

- Track key performance indicators (KPIs)—such as job creation by city, county, and state—as well as related metrics, to determine the effects of funding. - Visualize data in rich KPI dashboards and interactive maps. - Use pre-populated content including legislative and regulatory links, report templates, and newsfeeds. - Improve governance and transparency through automatic capture of actions in a workflow history.

Grants Management

Today, many government agencies find it challenging to manage the approval, distribution, and tracking of grants with fewer personnel and limited resources. With Microsoft Dynamics CRM, however, you can streamline your grant management tasks to stay on time and within budget.

- Set up a standardized, electronic system that simplifies grant processing and helps ensure compliance with legislative directives. - Easily process and track payments through transparent integration with your back-end financial systems. - Automatically send notifications for grant-application status changes to replace time-consuming manual processes. - Generate task lists automatically for each stage of the grant process. - Evaluate and track solicitations so that distributions are awarded to the most-deserving applicants. - Work from within Microsoft Office Outlook for ease of use and productivity.

Personnel Management

Because your employees put your organization’s mission into action, effective personnel management is vital to your success. Microsoft Dynamics CRM helps ensure that your staff have the training and support they need, and that your organization’s human resources are efficiently deployed.

- Manage personnel, mission, budgeting, acquisition, inventory, training, public affairs, cases, and multiple business applications. - Provide offline data access and mobility options that help employees stay up-to-date and keep projects moving even when they are away from the office. - Get powerful reporting and analysis tools that make it easy to manage cases and identify problems at a glance. - Create automated workflows for personnel processes to reduce administrative tasks. - Help secure your data with by defining levels of access to applications and data, based on job roles.

Task Management

Microsoft Dynamics CRM offers both a powerful and flexible way to manage tasks and processes. At a time when managing government operations is more complex than ever, Microsoft Dynamics CRM gives you the ability to manage diverse tasks with fewer resources in less time.

- Automate manual processes for such areas as logistics, personnel evaluations, information requests, and awards and decorations. - Give authorized personnel visibility into all data appropriate to their roles. - Maintain an easy-to-follow audit trail that demonstrates accountability from beginning to end. - Create consistent processes and quality standards to improve workflows. - Get advanced reporting metrics for deeper data analysis.

Correspondence Management

New economic stimulus programs are placing added pressures on government agencies to be more accountable and transparent in their actions. At the same time, these agencies are expected to be more efficient with smaller budgets and less resources. Customizable solutions built on Microsoft Dynamics CRM that address some of your most pressing needs will get you on the road to improved accountability, transparency, and efficiency in a hurry. Allowing your agency or department to get a 360 degree view of all the organizations and individuals with whom you connect is critical for governmental organizations.

- Keep track of addresses, activities and correspondence around contacts. - Use powerful search tools to quickly find the information you want. - Build Ad-hoc reports around your organizational activities. - Everything you need to manage relationships with those both inside and outside of your organization available in one secure place

Composite Case Study: CRM in Local Governments

http://www.pargesoft.com/ Microsoft Dynamics ERP Global Partner

Microsoft Dynamics NAV - Müşteri İlişkileri Yönetimi

Müşterilerinizi Ne Kadar Tanıyorsunuz?
Müşteriler ile etkili ve sürekli bir ilişki kurmanın önem kazandığı gerçeğinden yola çıkan Microsoft Dynamics NAV, kapsamlı CRM özellikleri sunar. Microsoft Dynamics NAV’ın CRM özellikleri iki temel alanda konumlanıyor. Satış boyutunda bakıldığında müşterilerle etkin bir iletişim sağlamak, müşterilerin beklentilerine ve taleplerine en uygun teklifleri oluşturarak onlara sunmak Microsoft Dynamics NAV’ı CRM özelliği ile mümkün olur. Diğer yandan müşterilerine farklı kanaldan hizmet veren kurumların sundukları hizmetin kalitesini en süt seviyeye çıkarması, müşterilerinin beklentileri çerçevesinde hizmetleri konumlandırması da Microsoft Dynamics NAV’ın sağladığı avantajlar arasında yer alır.

Tercih Edilen Müşteri Segmentlerine Odaklanın
İyi satış ve pazarlama işlemleri doğru kararları doğru zamanda almakla ilgilidir. Daha iyi iş kararları almak için, tüm pazarlama ve satış işlemlerinizi denetlemeniz ve bunlara odaklanmanız gerekir.

İş İlişkileri Yönetimi, size eksiksiz ve doğru bilgiler verir, böylece tercih edilen müşteri segmentlerinde etkileşimlere odaklanabilirsiniz.

Müşterilerinizin Bağlılığını Devam Ettirin
Var olan bir müşteriyi elde tutmak yeni bir müşteri bulmaktan çok daha ucuzdur. Müşterilerinizi %100 mutlu etmeye devam edemezseniz, işlerini başka bir yere götürme riskiyle karşılaşırsınız. Müşterileriniz pozitif, tutarlı deneyim bekler.

İlişkilerinizi Kişileştirin
İş İlişkileri Yönetimi, ilgili kişi veritabanınızdaki belirli segmentleri tanımlamanıza olanak sağlar. Müşterilerinize yaklaşımınızı, seçtiğiniz dilde kişiselleştirebilirsiniz ve bire bir pazarlamaya yoğunlaşabilirsiniz. Örneğin, geçmiş satın alma davranışlarına dayanarak bir satış kampanyası için belirli bir ilgili kişi grubu seçebilirsiniz.

Akıllı Etiketler : Microsoft Dynamics NAV’la tutulan verilerin akıllı etiketler sayesinde Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) uygulamaları ile de kullanılması sağlanır. Bunun sonucunda farklı uygulamalar arasında bilgi paylaşımı sağlanırken bilgiye erişim süresi de oldukça kısalır.

Microsoft Dynamics CRM

CRM : Müşteriye Dair Her Şey

 Müşteri ilişkileri yönetimi ya da çok popüler kısaltması ile CRM, son birkaç yılda, her ölçekten şirketin stratejik ajandasında yer alan bir yatırım. Üzerine binlerce rapor yazılan, milyarlarca dolar yatırım yapılan ve hala gelişmeyi sürdüren bu alan acaba iş dünyası için neler vaat ediyor?

Öncelikle CRM pazarının son yıllarda nasıl bir gelişme sürecinde olduğuna bakıldığında karşımıza iş dünyasının yaşadığı büyük değişim çıkıyor. Dünyada, hemen hemen tüm pazarlarda rekabetin arttığı, ürünlerin pazara girme sürelerinin kısaldığı ve marjların düştüğü bir ortamda müşteriye daha etkin ulaşmak, müşterinin isteklerini anlayarak ürün ve hizmetleri bu yönde şekillendirmek büyük önem taşıyor. Tüm bu ihtiyaçlar çerçevesinde CRM pazarı hızla gelişmeyi sürdürüyor. Dünyaca ünlü araştırma şirketlerinin rakamları da bu büyümeyi net biçimde ortaya koyuyor. Aberdeen Reseach’e göre dünyada CRM yazılımları ve hizmetleri pazarı 2003 yılında 23 milyar dolarlık bir hacme ulaştı. Bu konuda biraz daha iddialı bir rakam ortaya koyan IDC ise 2005 yılı sonunda CRM yazılımları ve hizmetleri alanında elde edilecek gelirlerin tüm dünyada 162 milyar dolara çıkacağını öngörüyor.

Önce Müşteri…
CRM’in C’si yani müşteri (customer) kavramının son yıllarda yaşadığı değişim gerçekten inanılmaz boyutlara ulaştı. Tarihsel süreç açısından bakıldığında 1950’li yılların “Ne bulursam onu alırım” yaklaşımıyla geçtiğini görürüz. Arz ekonomisinin ön planda olduğu bu dönemlerde pazarda yer alan ürün ve hizmetlerin çeşitliliğindeki sınırlamalar, tüketici tercihlerinin geri plana atılmasına zemin hazırlıyordu. Ardından 1970’li yıllar geldi ve ürün ve hizmet çeşitliliği artmaya başladı. Bu noktada müşterilerin genel eğilimi “Neyi alabilirsem onu alayım” biçiminde değişti. 1990’larla birlikte artık “ne istersem onu alırım” dönemi başladı. bu yeni döneme gelinmesinde birkaç temel nokta büyük rol oynadı.

Ürün ve hizmetlerim çeşitliliği inanılmaz biçimde arttı ve müşterilerin tercih olasılıkları çoğaldı.

Bilgi ve iletişim teknolojilerini etkin kullanan müşteriler, bilgiye, rakibe ve muadil ürünlere çok kolay erişebilir bir hale geldi.

Teknolojik yapılar, ürün ve hizmetlerin pazarlanmasından dağıtım kanalına dek iş süreçlerini değiştirdi.

Müşterilere çok farklı kanallardan erişim mümkün oldu.

Tüm bu gelişmeler hemen hemen tüm unsurları olumlu etkilediyse de müşteri sadakatinin inanılmaz ölçüde düşmesini sağladı. Örneğin konut kredisi ile ilgilenen bir müşteri eskiden çalıştığı bankadan başka bir tercihe kolaylıkla sıcak bakmaz iken bugün internet üzerinde bir arama motoruna “konut kredisi” yazarak 10 binden fazla sayfaya ve onlarca farklı teklife birkaç dakika içerisine erişme şansına sahip oluyor.

Diğer taraftan yapılan birçok araştırma, müşteriyi elde tutmanın, yeni müşteri kazanmaktan çok daha karlı bir iş olduğunu ortaya koyuyor. Loyalty Effect’in araştırmalarına göre 5 yılda bir müşterilerinin yaklaşık yarısını kaybeden şirketlerin buna acil bir çözüm bulması gerekiyor. zira mevcut müşterileri elinde tutmanın maliyeti, yeni müşteri kazanmaya oranla 6-7 kat daha düşük.

Müşteriyi elde tutmanın yolu ise basit: Müşteriyi anlamak, onun ihtiyaçları çerçevesinde ürün ve hizmetlerini özelleştirebilmek… Bunun ilginç bir örneği ABD’nin çok satan gazetelerinden biri tarafından ortaya koyuldu. Söz konusu gazete elde ettiği veriler ışığında müşterilerini nasıl daha fazla tatmin edebileceği sorusuna cevap aramak için bir anket yaptırdı. Bu çalışma sonucunda gazete aboneliklerini iptal eden müşterilerin en büyük sıkıntılarının dağıtımın sabahın geç saatlerinde yapılması olduğu ortaya çıktı. Diğer taraftan satış noktalarında gazetenin iyi sergilenmemesi alım oranını azaltıyordu. Gazete yönetimi, öncelikle ülke çapındaki baskı tesislerini yüksek hızlı ağlarla birbirine başlayarak baskı potansiyelini daha verimli kullanmaya başladı. Böylece dağıtım süresi sabahın erken saatlerine çekilmiş oldu. Kurulan bir telefon hattı üzerinden de abonelere gazetelerini hangi saatlerde almak istediklerini bildirebildikleri bir kanal sağlandı. Farklı bölgelerin hava durumu sayfaları o bölgeye özel hale getirildi. Tüm bu faaliyetler sonucunda gazetenin tirajı %2 arttı ve müşteriyi elde tutma oranı %95’e yükseldi. ABD’de bu oranın endüstri ortalaması ise yüzde 60’dı.

CRM Nedir?
Aslında CRM, çok da yeni bir kavram değil. CRM kısaltması ABD medyasında 1989 yılında sadece birkaç defa geçmesine karşın 2000 yılında bu rakam 14 bine ulaşmıştı. Hangi dönemde olursa olsun, vizyon sahibi yöneticilerin tümü müşterileri anlamanın işlerini geliştirmek için ne kadar faydalı olduğunun bilincinde olmuştur. 50 sektör üzerinde yapılan bir araştırmaya göre 1923 yılında sektöründe lider olan şirketlerin 43’ü bugün hala o sektörlerin liderleri. Ve bu şirketlere bakıldığında hepsinin müşteriyi anlamaya ciddi yatırımlar yapan ve müşteri odaklı çalışan şirketler oldukları görülüyor.

CRM’in bugünkü boyutuna temel oluşturan güzel örneklerden bir tanesi de eski mahalle bakkalları… Müşterilerinin neredeyse tamamını ismen tanıyan, ürünlerden hangilerini ne şekilde tercih ettiğini bilen bu bakkallara gönderme yapan Meta Group analisti Liz Shahnam CRM’i şöyle tanımlıyor:

“CRM pek de yeni olmayan bir kavram. Yeni olansa geçmişte mahalle bakkalımızla yapabildiğimizi olası kılan teknoloji... O bakkalın az sayıda müşterisi ve herkesin tercihlerini aklında tutabilecek güçte hafızası vardı. Teknoloji, işte bu modelin gerçekleşmesini sağladı."

Örnekler bir yana, genel bir tanımını yapmak gerekirse; CRM, karşılıklı, uzun vadeli bir değer ilişkisi yaratmak için müşteriler ile gerçekleştirilen ilişkilerin etkin biçimde yönetilmesidir. CRM; satış, pazarlama ve hizmet süreçlerinin müşteri odaklı bir felsefe etrafında yeniden tanımlanmasını gerektirir.

CRM’in neden son dönemde bu kadar popüler olduğuna bakıldığında birkaç ana noktadan söz etmek gerekir:
İş dünyasındaki rekabetin geldiği nokta, müşteriyi çok daha ön plana çıkarıyor.

1990’lı yılarda ERP ile başlayan kurumsal verimlilik sürecinde arka ofis uygulamaları olgunlaştı. Bu otomatize yapının dışa açılan yüzüne olan ihtiyaç daha da arttı.

Ürünlerin pazarda kalma süreleri kısaldı, yenilikçi ürünlerin sağladığı ilk olma avantajı azaldı. Müşteriler için seçenekler artarken üreticilerin rekabeti arttı.

İnternet başta olmak üzere iletişim teknolojileri, müşterilerin seçim alışkanlıklarını değiştirdi, sadakat seviyelerini azalttı.

Stratejiden Teknolojiye CRM
Tanımdan da anlaşılacağı üzere CRM, bir felsefe ve bir iş yapma biçimidir. Bu son derece önemli bir nokta, zira birçok kurum CRM’i teknolojik bir çözüm olarak görüyor. bu kısıtlı bakış açısı ile başlayan projeler tamamlandığında da beklenen sonuçları tam anlamıyla veremiyor.

Aslında CRM’in yapısını bir piramide benzetmek mümkün. Bu piramidin en tepesinde iş stratejisi yatıyor. İkinci katmanda ise organizasyon yapısı (yani çalışanlar) ve son olarak en alt katmanda teknoloji bulunuyor. CRM; kurumların iş stratejilerine yönelik ihtiyaçlarını, kurumsal yapı ve süreçlerin optimizasyonu ile sağlarken bunu destekleyen ve buna imkân veren yapı olarak da teknolojinin kullanılmasını gerektiriyor.

İş fonksiyonları açısından bakıldığında CRM; pazarlama, satış, ticaret ve hizmet süreçlerinin etkin kılınmasında büyük rol oynar.
Pazarlama süreçlerinde veri toplama, kampanya yönetimi, olası müşterilerin yönetimi gibi birçok araç ile yeni müşterilerin kazanılması ve eldeki müşterilerden daha fazla değer elde edilmesi mümkün olur.
Satış süreçlerinde, bilgi yönetimini ve paylaşımını sağlamak, raporlama ve analiz yetenekleri geliştirmek gibi avantajları ile CRM, satış hacminin yükseltilmesinde önemli role sahip olur.
Hizmet alanında ise CRM’in etkileşim ve web ortamında süreçlerin yürütülmesi anlamında oldukça önemli açılımlar sağladığı bir gerçek.

Pazarlama Satış E-ticaret Hizmetler
Kurum çalışanları Pazarlama otomasyonu Satış otomasyonu Hizmet otomasyonu
Satış kanalı İş ortakları ile olan ilişkilerin yönetilmesi
Online müşteriler Kurumsal web sitesi-portal e-ticaret portali Self servis hizmetler

CRM’in Farklı Aşamaları
Bugün CRM çözümleri olarak nitelendirilen uygulamalar ile geçmişteki uygulamalar arasında birçok yapısal benzerlik ve farklılıklar vardır. Aslında farklılıklar, CRM’in geçirdiği evreleri de ortaya koyması açısından önemlidir. CRM’de yeni bir dönem başlamasına neden olan en temel gelişme, çözümlerin içerisinde yer alan analitik özelliklerin gerçek zamanlı ve çok daha kapsamlı hale gelmesi oldu. Bu özellikler çeşitlendikçe CRM çözümleri de farklılaşmaya başladı. bu anlamda 3 temel CRM yapısından söz etmek mümkün:

Operasyonel CRM: CRM’in bu biçimi aslında tipik iş fonksiyonlarının kapsandığı CRM çözümlerinden oluşur. Bu fonksiyonlara örnek olarak müşteri hizmetleri, sipariş yönetimi, faturalama, satış ve pazarlama otomasyonu gibi süreçleri verebiliriz. Bu çözümler daha çok kurumsal sistem içerisindeki finans, insan kaynakları gibi farklı iş fonksiyonlarının entegre bir yapıya kavuşturulması için kullanılır.

Analitik CRM: Adından da anlaşılacağı gibi bu CRM biçiminde kullanıcılara ait verilerin elde edilmesi, depolanması, işlenmesi, analiz ve tahminlere dönüştürülerek raporlanması işlemleri gerçekleştirilir. Böylelikle CRM’in operasyonel ve entegrasyon özellikleri üzerine analiz ve raporlama özellikleri eklenir.

İşbirliğine yönelik CRM: Bu CRM biçimi aslında diğerlerinin en uygun birleşiminden oluşur. Müşteriler ile şirketler arasında tam anlamıyla bir etkileşim ve koordinasyon ağının oluşmasına imkân veren bu çözümler, farklı iletişim kanallarından (web, telefon, e-posta vb) gelen bilgilerin değere dönüştürülmesini sağlar. İşbirliğine Yönelik CRM çözümleri müşteri ile etkileşime imkân veren tüm fonksiyonları içerir.